Risicoanalyse & plan B
Hoe 300 bezoekers en 87 anderen veilig binnenkomen, een avond op de eerste rij staan en om 02:00 weer buiten zijn. We meten in plaats van te gokken, en de uitgangen bepalen de capaciteit.
- Za 20/3/2027
- Deuren 19:30
- 300 betalend · max 387 binnen
- Brandattest ≥ 400
- Muziek uit 01:30 · zaal leeg 02:00
- Go/no-go 15/2
Status: voorstel, geen goedgekeurd veiligheidsplan. De definitieve goedkeuring ligt bij de bevoegde diensten: de stad Antwerpen (evenementenloket), de hulpverleningszone (Brandweer Zone Antwerpen) en de politie, samen met de uitbater van de zaal. Hun voorwaarden gaan altijd voor op dit document.
Er is nog geen zaal gekozen en niemand is gecontacteerd. Alle maten hieronder gelden voor een referentiezaal (aanname). De echte zaal moet ze bevestigen. Alle getallen komen uit cijfers.json, tenzij er "aanname" staat.
Samenvatting
Vijf grootste risico's (vóór maatregelen)
- Verdrukking vooraan bij band C (V1, 15 kritiek). Het concept "Eerste Rij" trekt mensen naar voren. Daarom meten we de dichtheid vooraan in een vak van 2 × 2 m en hebben we een vaste showstop-procedure.
- Overbezetting (V3, 12 hoog). Er zijn maximaal 387 mensen binnen tegenover een brandattest van minstens 400. We tellen live en volgen één stopregel: online max. 280, aan de deur max. 20 en enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft.
- Medisch incident, drugs/alcohol, grensoverschrijdend gedrag (V4, V5, V7, 12 hoog). Daarvoor zijn er een EHBO-post, een awareness-aanspreekpunt aan het infopunt en erkende bewaking.
- Te weinig tickets (F1, 12 hoog). De go/no-go op 15/2 begrenst de schade tot € 1.690.
- Vergunning of rechtsvorm niet op tijd (J1, J5, 10 hoog). We dienen in op 11/12/2026 en richten vóór 15/11 een vzw op.
Wat we voorstellen
- Capaciteit = de kleinste van vier grenzen: vloer, uitgangsbreedte, evacuatietijd en brandattest (≥ 400). In de referentiezaal is de stopgrens 390 tegelijk binnen (attest − 10), iedereen inbegrepen. We plannen er maximaal 387.
- De uitgangen zijn samen ≥ 4,60 m breed (3 uitgangen). Valt de grootste weg, dan is de zaal nog altijd in 2,5 minuten leeg.
- De flessenhalzen zijn de tassencontrole bij aankomst en de vestiaire bij vertrek, niet de deuren.
- Eén commandolijn. De dagproductieleider (niet Gunther) beslist samen met het hoofd bewaking en de zaalverantwoordelijke. Bij acuut gevaar mag iedereen in die lijn een showstop vragen.
- Na de go annuleren we enkel bij overmacht. Zaal-, band-, DJ- en bewakingscontract krijgen een overmachtclausule zonder vergoeding. Toch kan een afgelasting door overmacht kort vooraf nog boven het eigen risico van € 2.000 uitkomen (zie 10). Een offerte voor een annuleringsverzekering ligt als open beslissing bij Gunther. Noodrem: minder dan 190 tickets op 1/3 → onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt.
Werkwijze
We werken volgens de gepubliceerde principes van de Purple Guide en de crowd science: risico's per zone en per moment, en per stroom (instroom, circulatie, uitstroom) de drie pijlers ontwerp, informatie en beheer. Elk risico krijgt een maatregel vooraf, een plan B, één eigenaar en een meetbare trigger. Wat niet in het draaiboek en in de briefing terechtkomt, bestaat niet. Veiligheid is werk op de vloer, geen papierwerk.
| Pijler | Instroom (19:30–21:30) | Circulatie (show en changeovers) | Uitstroom (23:30–02:00) |
|---|---|---|---|
| Ontwerp | Rij langs de gevel tussen dranghekken, voetpad vrij. Tassencontrole vóór de scan: 2 scanlanes + 1 reserve. | Front-of-stage vrij van obstakels, FOH in het midden. Bar en lobby buiten de hoofdstroom. Rolstoelzone naast de FOH. Rookzone buiten, afgesloten. | 3 uitgangen (4,60 m). E2 en E3 enkel voor nood. Vestiaire met 2–3 balies, met een eigen rij buiten de uitgang. |
| Informatie | Mail op D-1: uren, geen grote tassen, oordopjes, no-photo, vervoer. Bewegwijzering en A2 met foto-info aan de inkom. | Speeluren op de schermen. Omroepteksten klaar bij de stagemanager. Awareness-posters. Infopunt. | De DJ meldt het einde om 01:15 en 01:25. Zaallicht geleidelijk aan. Info over tram, taxi en fiets. Verloren voorwerpen via het infopunt. |
| Beheer | Kassaleider met live telling (alles inbegrepen). Deurverkoop en one-in-one-out volgens de stopregel: vanaf attest − 10 (390 bij een attest van 400). Bewaking aan de deur. | Dichtheidsronde om de 15 min tijdens band B en C. Agent aan de podiumrand. Showstop-procedure. | Bewaker buiten vanaf 01:00. Rondgang (sweep) per zone. Melding "zaal leeg" om 02:00. |
Capaciteitsberekening
De evacuatie bepaalt de capaciteit, niet de ticketverkoop. We rekenen vier grenzen uit en de kleinste wint. De maten zijn die van de referentiezaal (aanname): ± 540 m² bruto, ± 300 m² netto publieksruimte en 3 uitgangen. Bij het plaatsbezoek vervangen we elke maat door die van de echte zaal en rekenen we opnieuw.
Stap 1 — Oppervlakte
Nvloer = Anetto × d
= 300 m² × 2 p/m² = 600 personen
Anetto = de vrije publieksruimte, zonder podium, bar, FOH, vestiaire, backstage en sanitair. Voor een staand concert rekenen we met een gemiddelde planningsdichtheid d = 2 p/m² (aanname, comfortabel staand). Vooraan wordt het lokaal drukker: zie de dichtheidstrigger hieronder.
Stap 2 — Uitgangsbreedte
Nbreedte = Wtotaal (cm) × 1 p/cm
= (200 + 140 + 120) cm × 1 = 460 personen
Vuistregel: 1 cm uitgangsbreedte per persoon (aanname, gangbaar in de praktijk). De brandweer beslist welke norm en welke uitgangen meetellen.
Stap 3 — Evacuatietijd
T = N ÷ (Weff × F)
Weff = 4,60 m − 2,00 m (grootste uitgang geblokkeerd) = 2,60 m
F = 60 personen per meter per minuut (voorzichtige aanname: donker, drank, gedrang)
T = 390 ÷ (2,60 × 60) = 2,5 min · met alle uitgangen: 390 ÷ (4,60 × 60) = 1,4 min
Omgekeerd, met doel T ≤ 2,5 min: Nevac = 2,60 × 60 × 2,5 = 390 personen
Doelwaarde (aanname): de doorstroomtijd door de uitgangen blijft ≤ 2,5 min, ook als de grootste uitgang wegvalt door rook of een incident. Daarbovenop komt de reactietijd: muziek uit, zaallicht aan en omroep, samen ≤ 1,5 min. Loopafstanden en trappen toetst de brandweer.
Stap 4 — Brandattest
Nattest ≥ 400 (harde zaaleis, cijfers.json) → stopgrens attest − 10 = 390
Capaciteit = min(600 · 460 · 390 · 400 − 10) = 390 tegelijk binnen
We plannen maximaal 387 personen tegelijk binnen, iedereen inbegrepen: 300 betalende bezoekers en 87 anderen (tabel hieronder, cijfers.json → bezetting_binnen). In de referentiezaal valt de evacuatiegrens (390) samen met attest − 10. Een zaal met een attest onder 400 valt af: dat is een harde zaaleis. Heeft de echte zaal een hoger attest, dan blijft de stopgrens attest − 10, tenzij de herberekening van de uitgangen of de brandweer lager uitkomt. Dan geldt dat lagere getal, en dan overal.
Eén stopregel voor alle documenten
Online: maximaal 280 tickets (100 early bird + 180 regulier).
Deur: maximaal 20, en enkel zolang de teller (alles inbegrepen: bezoekers, artiesten, gasten, crew, pers, club) onder attest − 10 blijft. Bij attest 400: deurverkoop dicht vanaf 390 binnen.
Staat de teller op attest − 10: deurverkoop stopt, one-in-one-out aan de inkom.
Wie telt mee in de 387?
| Groep | Aantal |
|---|---|
| Betalende bezoekers (incl. max 20 deur) | 300 |
| Artiesten (3 bands + DJ) | 17 |
| Gastenlijst bands/DJ (2 + 3 + 4 + 1) | 10 |
| Sponsortickets | 22 |
| Vrijwilligers + reserve (11 + 2) | 13 |
| Productieleider avond + stagemanager | 2 |
| Beeldploeg | 4 |
| Bewaking (2 agenten) | 2 |
| EHBO | 2 |
| Clubpersoneel (bar, portier, technicus — aanname) | 5 |
| Pers | 6 |
| Begeleiders (rolstoel/assistentie, gratis) | 4 |
| Totaal binnen, maximum | 387 |
Marge: 387 ligt 3 onder de stopgrens van 390 en 13 onder het attest van 400. De 3e agent (23:00–02:00) en de voorwaardelijke 4e agent staan niet in de tabel. Zijn ze er allebei, dan staan er in het uiterste geval 389 binnen: nog altijd onder 390. De teller telt hen hoe dan ook mee, en de stopregel aan de deur vangt elke afwijking op. Gastenlijst en sponsortickets staan op naam, en no-shows tellen niet mee.
Capaciteit per zone (referentiezaal)
| Zone | Netto m² | Dichtheid | Max. | Verwachte piek | Toezicht |
|---|---|---|---|---|---|
| Zaalvloer (geheel) | 230 | 2 p/m² | 460 | ± 330 tijdens band C (1,4 p/m² gemiddeld) | Agent zaal, dichtheidsronde |
| waarvan front-of-stage (eerste 3 m) | 54 | ≤ 3,5 p/m² | 190 | Tot 3–4 p/m² bij de headliner | Agent aan de podiumrand vanaf 22:40 |
| Bar | 36 | 2 p/m² | 72 | Piek tijdens de changeovers | Barpersoneel club, agent op ronde |
| Lobby, rustige plek, fotospot | 34 | 1,5 p/m² | 50 | Rij aan de fotospot tijdens de changeovers | Infopunt, partnerhost (V5) |
| Inkom-sas (scan, tassen) | 30 | 1 p/m² | 30 | 20:00–20:30 | Kassaleider, portier, 2 agenten |
| Rookzone buiten | 25 | 2 p/m² | 50 | Changeovers, 23:30–01:00 | Teller in/uit, agent buiten vanaf 01:00 |
| Wachtrij buiten | — | 2 breed | 100 op 25 m | 20:00–20:30 | Portier, kassaleider |
| Backstage | 40 | — | 25 | Changeovers | Stagemanager, artiestenbegeleider (polsband) |
Dichtheid meten, niet gokken. Vooraan op de vloer zit een vak van 2 × 2 m (4 m²), gemarkeerd met tape die enkel de crew herkent. Vanaf het podium of de FOH tellen we het aantal hoofden in dat vak. Staan er meer dan 14 personen in (3,5 p/m²), dan grijpen we in: eerst een omroep van de band, daarna een showpauze (zie 08).
Wat de echte zaal moet bevestigen
- Het brandattest: het maximumaantal personen, of het personeel meetelt, en de geldigheid op 20/3/2027.
- Het aantal uitgangen, de breedtes in cm, de draairichting van de deuren (naar buiten, met panieksluiting) en de loopafstanden.
- De noodverlichting, de pictogrammen, de brandmeld- en alarminstallatie en het evacuatieplan van het gebouw.
- De netto vloeroppervlakte, de podiumhoogte en of er een dranghek of pit is.
- Het aantal toiletten tegenover 387 personen, het aangepaste toilet en de rolstoelroute.
- De capaciteit van de vestiaire en het aantal balies, de rookzone, de laadplaats, de verzamelplaats en de toegang voor de hulpdiensten.
Plattegrond referentiezaal
Dit is een schets van een fictieve referentiezaal van 30 × 18 m, met daaronder de straat, op schaal: 1 m = 30 eenheden. Het is geen echte zaal. Na de zaalkeuze tekenen we deze schets opnieuw op het grondplan van de uitbater.
- Nooduitgangen: E1 hoofdingang 2,00 m · E2 lobby naar zijdoorgang 1,40 m · E3 zaalvloer naar zijstraat 1,20 m. Samen 4,60 m. De laaddeur en de EHBO-deur tellen niet mee.
- Evacuatierichting naar de dichtstbijzijnde uitgang, daarna naar de verzamelplaats op ± 50 m. Die plek bepaalt de brandweer.
- Front-of-stage met een meetvak van 2 × 2 m. De ingreep begint bij meer dan 14 personen in het vak.
- Podium. De magenta lijn is de podiumrand. Die blijft vrij.
- EHBO-post naast de inkom, met een eigen deur naar de straat voor de ambulance.
- Infopunt (i), tussen de inkom en de vestiaire. Ook awareness-aanspreekpunt, oordopjes, no-photo-polsbandjes.
- Fotospot "Eerste Rij" (zoekerkader) in de lobby. Bewust niet vooraan, zodat hij geen druk aan het podium zet.
- Wachtrij tussen dranghekken links van E1 en een afgesloten rookzone rechts ervan. Terug binnen via de inkom, met stempel.
Zones × momenten
De belasting per zone verschuift over de avond. Hieruit volgen de posities van bewaking en crew (zie het crewplan en het draaiboek). De uren komen uit cijfers.json.
- Laag
- Middel
- Hoog
| Zone | Aankomst 19:30–20:30 | Show 20:15–23:30 · DJ tot 01:30 | Changeovers 21:00–21:25 · 22:10–22:40 | Uitstroom 01:30–02:00 |
|---|---|---|---|---|
| Inkom en wachtrij buiten | Hoog Piek 20:00–20:30. De tassencontrole is de flessenhals. | Laag Laatkomers. Rokers terug binnen met stempel. | Laag Rokers in en uit. | Middel Wordt de uitgang. Tafels en scanners weg om 01:15. |
| Vestiaire | Middel ± 190 jassen in maart (aanname 70 %). | Laag | Laag | Hoog De echte flessenhals: 2–3 balies, met een rij die niet in de uitgang staat. |
| Lobby, infopunt, fotospot | Middel Vragen, oordopjes, polsbandjes. | Laag Rustige plek, awareness. | Middel Rij aan de fotospot. | Middel Verloren voorwerpen, vervoer naar huis. |
| Bar | Middel | Middel | Hoog Iedereen tegelijk. Extra barpersoneel (vraag aan de club). | Laag Laatste ronde 01:15. |
| Zaalvloer, front-of-stage | Laag | Hoog Band C: dichtheid vooraan, warmte, crowdsurfen. | Middel Mensen schuiven naar voren voor de eerste rij. | Middel Zaallicht, glas op de vloer. |
| Backstage | Middel Gasten ophalen, laatste checks. | Laag | Hoog Backlinewissel in een krappe ruimte. | Middel Load-out pas als het publiek weg is. |
| Rookzone buiten | Laag | Middel Max 50, telling in/uit. | Hoog Piek van rokers. | Middel Groepjes op de stoep, buren. |
| Sanitair | Laag | Middel | Hoog Rijen, kruisende stromen met de bar. | Middel |
| Straat en omgeving | Middel Rij op het voetpad, verkeer. | Laag | Laag | Hoog Tot 387 mensen op straat, tram, buren. |
In- en uitstroomplan
Instroom 19:30–21:30
| Tijdvak | Aandeel | Personen | Gemiddeld/min |
|---|---|---|---|
| 19:30–20:00 | 25 % | 85 | 2,8 |
| 20:00–20:30 | 45 % | 155 | 5,2 |
| 20:30–21:25 | 20 % | 70 | 1,3 |
| na 21:25 | 10 % | 32 | — |
342 = 300 bezoekers + 10 gastenlijst + 22 sponsortickets + 6 pers + 4 begeleiders. Artiesten, crew en clubpersoneel zijn al binnen.
Tassencontrole: ± 10 s per persoon = 6 p/min per agent → 2 agenten = 12 p/min
Scan: 2 lanes × 6–7 p/min = 12–14 p/min (aanname) → de tassen zijn de flessenhals
Piek: 5,2 p/min gemiddeld; een tramgolf van 100 personen in 5 min → rij van 40, weg in ± 3,5 min
Rij: 2 breed, 0,5 m per rij → 100 personen ≈ 25 m dranghekken langs de gevel
- 19:00 veiligheidsronde (uitgangen, blussers, noodverlichting, EHBO, radio's). 19:15 deuren dicht, check van kassa en scanners.
- 19:30 deuren open, de DJ speelt laag. Portier aan de deur (leeftijd 16+). 2 agenten doen de tassencontrole, 3 vrijwilligers de scan. Na de scan: een stempel of polsbandje voor -18 (voorstel, af te stemmen met de bar van de club). Het no-photo-polsbandje (amber) haal je aan het infopunt, vlak na de inkom.
- Doel: wachttijd ≤ 10 min. Trigger: rij langer dan 25 m of wachttijd langer dan 10 min → 3e scanlane open, en de mail op D-1 vraagt om vroeg te komen zonder tassen.
- Vanaf 20:30 gaat 1 agent naar de zaal en de front-of-stage.
- Live telling: scans in, plus handtellers in/uit aan de rookzone. De teller telt alles: bezoekers, gasten, pers, begeleiders, crew en club. Elk kwartier meldt de kassaleider het aantal scans en het aantal binnen. Deurverkoop (max. 20) enkel zolang de teller onder attest − 10 staat (390 bij attest 400). Daar: deurverkoop dicht en one-in-one-out.
- Terug binnen met stempel tot 00:30 (voorstel Events/Support), daarna niet meer.
Uitstroom 23:30–02:00
- 23:30 het live-gedeelte is gedaan. We rekenen erop dat ± 30 % (± 110) tussen 23:30 en 00:30 vertrekt (aanname): de laatste tram, wie buiten de stad woont. Een gespreide uitstroom, geen piek.
- 01:00 een agent gaat buiten staan (straat, rookzone, buren).
- 01:15 laatste ronde aan de bar. De DJ meldt het einde. Tafels en scanners aan de inkom gaan weg. De vestiaire opent 2–3 balies.
- 01:25 de DJ meldt opnieuw het einde. 01:30 muziek uit, zaallicht geleidelijk aan, een rustige laatste plaat. Op de schermen: info over tram, taxi en fiets.
- 01:30–02:00 uitstroom via E1 en de rookzonepoort. De rij aan de vestiaire staat in de zaal, niet in het inkom-sas. Het infopunt blijft open tot 01:45.
- 02:00 sweep per zone: backstage (stagemanager), sanitair en lobby (runners), zaal (bewaking). Melding "zaal leeg" aan de dagproductieleider. Pas dan begint de load-out.
± 270 personen in 30 min = 9 p/min → de deuren kunnen dat makkelijk aan (E1 alleen: 2,00 × 60 = 120 p/min)
Vestiaire: ± 190 jassen in 30 min = 6,3 p/min; 1 balie ≈ 3 jassen/min (aanname) → minstens 2, liefst 3 balies (contract met de club)
Bewaking per moment
| Uur | Posities |
|---|---|
| 19:00–20:30 | Portier aan de deur · agent 1 en 2 doen de tassencontrole |
| 20:30–23:00 | Portier aan de deur · agent 1 in de zaal en vooraan · agent 2 op ronde (bar, lobby, rookzone, versterking inkom) |
| 23:00–02:00 | + agent 3 (3 u): podiumrand tijdens band C, vanaf 01:00 buiten |
| 23:00–02:00 | Voorwaardelijk agent 4 (+ € 160) als er op 6/3 minstens 250 tickets verkocht zijn: rookzone en straat |
Vrijwilligers doen geen toegangscontrole, fouillering of verwijdering. Dat is wettelijk werk voor erkende bewaking (wet private en bijzondere veiligheid).
Risicomatrix en register
Score = kans × impact, beide op 5. Elk risico scoren we twee keer: vóór de maatregelen (bruto) en erna (rest). De kleur volgt het palet, maar het niveau staat er altijd ook in woorden en cijfers bij.
Kans
1 zeer onwaarschijnlijk · 2 onwaarschijnlijk · 3 mogelijk · 4 waarschijnlijk · 5 bijna zeker
Impact
1 verwaarloosbaar · 2 hinder of < € 100 · 3 lichte verwonding, vertraging > 15 min of € 100–500 · 4 ziekenhuis, show stil of € 500–2.000 · 5 zwaargewonden, afgelasting of > € 2.000 (boven het eigen risico)
- 1–4 laag
- 5–9 middel
- 10–14 hoog
- 15–25 kritiek
| Kans | I 1 | I 2 | I 3 | I 4 | I 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kans 5 | 5geen | 10geen | 15geen | 20geen | 25geen |
| Kans 4 | 4geen | 8P3 | 12V4 | 16geen | 20geen |
| Kans 3 | 3geen | 6V13 P4 C1 | 9V8 V9 V12 P6 F2 F6 J3 C3 | 12V3 V5 V7 F1 | 15V1 |
| Kans 2 | 2geen | 4J2 J7 | 6P1 P8 F4 F5 J4 | 8V6 V10 V11 P2 P5 F3 J6 C2 C4 | 10J1 J5 |
| Kans 1 | 1geen | 2geen | 3geen | 4geen | 5V2 V14 P7 F7 |
Impact →
| Kans | I 1 | I 2 | I 3 | I 4 | I 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kans 5 | 5geen | 10geen | 15geen | 20geen | 25geen |
| Kans 4 | 4geen | 8V4 | 12geen | 16geen | 20geen |
| Kans 3 | 3geen | 6geen | 9F1 | 12geen | 15geen |
| Kans 2 | 2geen | 4V9 V12 V13 P1 P3 P4 P5 P6 P8 F4 F5 J3 C1 | 6V5 V6 V10 P2 F2 F6 C2 | 8V7 | 10V1 |
| Kans 1 | 1geen | 2J2 J7 | 3V8 F3 J4 J6 C3 C4 | 4V2 V3 V11 V14 P7 J1 J5 | 5F7 |
Impact →
Na de maatregelen blijft er één hoog risico over: V1, verdrukking vooraan. Dat blijft het belangrijkste punt van de briefing. Ook F7 (afgelasting na de go) blijft open tot Gunther beslist over de offerte voor een annuleringsverzekering.
Register: 40 risico's
Afkortingen: DPL = dagproductieleider · HB = hoofd bewaking · SM = stagemanager · KL = kassaleider. Op kleine schermen scrolt de tabel horizontaal.
| ID | Risico · zone · moment | Bruto K×I | Maatregel vooraf | Plan B | Eigenaar | Trigger | Rest |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Veiligheid | |||||||
| V1 | Verdrukking vooraan (crowd crush), golfbewegingen, moshpitFront-of-stage · band B en C | 3×5=15 kritiek | Meetvak van 2 × 2 m. Dichtheidsronde om de 15 min. Agent aan de podiumrand vanaf 22:40. Podiumrand vrij. In het bandcontract: geen oproep tot stagediven of crowdsurfen, en stoppen op teken van de SM. De fotospot staat in de lobby, niet vooraan. | Showstop (08): de band stopt, zaallicht half, omroep "iedereen één stap achteruit". De agent haalt wie valt eruit via de podiumrand. EHBO staat klaar. | HB + SM | > 14 personen in het vak (3,5 p/m²), een golf, iemand valt of klimt op het podium | 2×5=10 hoog |
| V2 | Brand of rookontwikkelingHele zaal, backstage · hele dag | 1×5=5 middel | Brandattest ≥ 400 en geldig op 20/3. Veiligheidsronde om 19:00: blussers, noodverlichting, nooduitgangen ontgrendeld en vrij. Geen pyro, geen open vuur, rookverbod binnen. Haze enkel volgens de regels van de zaal. | Ontruiming (07). De zaal volgt haar alarmprocedure. 112. | Zaalverantwoordelijke + DPL | Rook, brandgeur, alarm of melding | 1×4=4 laag |
| V3 | Overbezetting (teller op of boven attest − 10)Inkom, zaalvloer · 21:00–00:30 | 3×4=12 hoog | Max. 387 gepland tegenover een attest ≥ 400. Online max. 280 tickets. Live telling, alles inbegrepen (scans + handtellers). Gastenlijst en sponsortickets op naam. Deurverkoop max. 20 en enkel zolang de teller onder attest − 10 blijft. Geen terug-binnen na 00:30. | Toegang dicht, one-in-one-out. De deurverkoop stopt. Wie wacht, krijgt uitleg. | KL | Teller ≥ attest − 10 (390 bij attest 400) | 1×4=4 laag |
| V4 | Medisch incident (onwel, val, intoxicatie, epilepsie)Zaalvloer, bar, sanitair · show | 4×3=12 hoog | EHBO-post met 2 hulpverleners naast de inkom, 19:15–02:00. Gratis water (vraag aan de club). Alle crew kent de weg naar de EHBO en de 112-procedure. Vrije route voor de ambulance via de EHBO-deur. | EHBO via de radio. Bij twijfel 112. Een runner wacht de ambulance op straat op. De KL houdt E1 vrij. | EHBO-verantwoordelijke | Elke melding van een onwel persoon of letsel | 4×2=8 middel |
| V5 | Drugs- en alcoholmisbruik, sterke drank aan -18Bar, sanitair, rookzone · show | 3×4=12 hoog | Huisregels op het ticket en aan de inkom. Tassencontrole. Stempel of polsbandje -18 (voorstel). Het barpersoneel van de club weigert sterke drank aan -18 en aan dronken bezoekers. Water. | EHBO. De bewaking verwijdert dealers en belt de politie. Wie hulp nodig heeft, zetten we nooit alleen buiten. | HB + bar van de club | Dealen gezien, een bewusteloze bezoeker, -18 met sterke drank | 2×3=6 middel |
| V6 | Agressie of vechtpartijBar, rookzone, straat · show en uitstroom | 2×4=8 middel | Zichtbare erkende bewaking. De-escalatie in de briefing. De crew grijpt nooit fysiek in. | De bewaking scheidt en verwijdert. 101/112. Getuigen noteren we aan het infopunt. | HB | Duwen, roepen, glas als wapen | 2×3=6 middel |
| V7 | Grensoverschrijdend gedrag (awareness)Zaalvloer, bar, sanitair, rookzone · hele avond | 3×4=12 hoog | Awareness-aanspreekpunt aan het infopunt. Posters in de toiletten en aan de bar: "Voel je je niet veilig? Ga naar het infopunt of spreek iemand in een crew-shirt aan." Briefing: luisteren, geloven, naar een veilige plek brengen, niet confronteren. | Begeleiding naar de rustige plek. De bewaking verwijdert de pleger als de melder dat wil. Politie met akkoord van de melder, behalve bij acuut gevaar. Een nazorgkaartje met hulplijnen (Support). | Awareness-aanspreekpunt + DPL | Elke melding, ook van derden | 2×4=8 middel |
| V8 | GehoorschadeZaalvloer, vooraan · sets en DJ | 3×3=9 middel | Limiet volgens de zaalcategorie. Bij 100 dB(A): doel 96, alarm 98, max 100 LAeq,60min. Bij 95 dB(A): doel 93, max 95 LAeq,15min. Meter aan de FOH, log 1 maand bewaren. 400 paar gratis oordopjes. De lobby als rustige plek. | De FOH zet het niveau terug. De SM meldt het aan de band. | Huistechnicus + audio-vrijwilliger | Meter op de alarmwaarde | 1×3=3 laag |
| V9 | Weer en wachtrij buiten (regen, storm, kou in maart)Inkom, voetpad · 19:15–20:45 | 3×3=9 middel | KMI-check op D-3 en op de dag om 12:00. Dranghekken langs de gevel, voetpad ≥ 1,5 m vrij. Gespreide instroom (de DJ begint om 19:30, de D-1-mail vraagt om vroeg te komen). 3e scanner. Vestiaire. | Deuren 15 min vroeger open als zaal en crew klaar zijn. Bij code oranje of rood: overleg met de zaal en de stad (scenario C). | KL + DPL | Rij > 25 m, wachttijd > 10 min, KMI-code oranje | 2×2=4 laag |
| V10 | StroomuitvalHele zaal · show | 2×4=8 middel | Noodverlichting getest bij de veiligheidsronde. Zaklampen bij crew en bewaking. Een megafoon aan het infopunt (van de club, aanname). Omroeptekst klaar. | Rust bewaren, crew naar de uitgangen. Na 15 min zonder stroom: gecontroleerde ontruiming. | Huistechnicus + DPL | Uitval > 30 s | 2×3=6 middel |
| V11 | Ongeval op het podium of backstage (val, elektriciteit, load-in)Podium, backstage · 13:30–03:00 | 2×4=8 middel | Kabels getapet, podiumranden wit gemarkeerd, laadroute vrij. Backstage enkel met polsband. Geen alcohol voor de crew tijdens de shift. | EHBO. De SM legt de changeover stil. | SM | Letsel, een losliggende kabel | 1×4=4 laag |
| V12 | Gedrang aan de vestiaire en de uitgangVestiaire, inkom-sas · 01:30–02:00 | 3×3=9 middel | 2–3 balies vanaf 01:15 (contract met de club). Zaallicht geleidelijk aan. De DJ meldt het einde om 01:15 en 01:25. Een aparte rij voor de vestiaire. | E3 als extra uitgang open, met bewaking. De rij voor de vestiaire blijft in de zaal staan. | HB | Rij aan de vestiaire tot in het inkom-sas | 2×2=4 laag |
| V13 | Hinder op straat (buren, verkeer, rokers op de stoep)Rookzone, straat · 21:00–02:15 | 3×2=6 middel | Afgesloten rookzone. Een agent buiten vanaf 01:00. Info over tram, taxi en fiets. Een briefje voor de buren via de zaal (voorstel). | De rookzone wordt kleiner of gaat dicht. De bewaking stuurt mensen door. | HB | Klacht van buren of politie, rookzone vol (50) | 2×2=4 laag |
| V14 | Dreiging of verdacht voorwerpHele zaal · hele avond | 1×5=5 middel | Tassencontrole. Geen grote tassen of rugzakken (D-1-mail). De crew meldt onbeheerde voorwerpen en raakt ze niet aan. | 101/112. De politie beslist over een ontruiming, ons plan staat klaar. | HB | Onbeheerd voorwerp, dreigbericht | 1×4=4 laag |
| Productie | |||||||
| P1 | Band A of B valt uitPodium · D-30 tot de dag zelf | 2×3=6 middel | Reservelijst met 2 bands per slot (Audio). Bandcontract met annulering en vervanging. In de voorwaarden: één band vervangen geeft geen recht op terugbetaling. | De reserve speelt. Anders speelt de DJ langer, en het einde van band C blijft liggen. | Audio (Muziekpromotor) | Afmelding van een band | 2×2=4 laag |
| P2 | Headliner (band C) valt uitPodium · D-30 tot de dag zelf | 2×4=8 middel | Zoals P1. Line-upgarantie in de voorwaarden: valt de headliner weg of wordt meer dan één band vervangen, dan krijgt de koper op vraag zijn volledige ticketprijs terug (binnen 14 dagen na de aankondiging). De avond gaat door: na de go annuleren we enkel bij overmacht. | Band B schuift door naar het laatste slot, reserve A komt erbij. Support stuurt het keuzebericht. | Audio + Support | Afmelding van band C | 2×3=6 middel |
| P3 | Vertraging of uitloopPodium · 20:15–01:30 | 4×2=8 middel | Changeovers van 25' en 30' met gedeelde backline. De SM werkt met de klok. De DJ staat klaar naast het podium. | Eerst de changeovers inkorten tot 20', dan de DJ-set. Het einde van band C (23:30) en de curfew (01:30) schuiven nooit. | SM | > 10 min achter op een setstart | 2×2=4 laag |
| P4 | Panne aan de backlinePodium · soundcheck en sets | 3×2=6 middel | Gedeelde backline (€ 150). Reservesnaren, -vellen, kabels en DI's. Een tweede versterker paraat. | Een andere band leent bij. Huren uit onvoorzien (+ € 150). | SM + Audio | Defect bij soundcheck of set | 2×2=4 laag |
| P5 | Dagproductieleider valt uitHele productie | 2×4=8 middel | Aangeduid tegen 15/12 (MSV-teamlid, niet Gunther). De SM kent het draaiboek en de commandolijn. Draaiboek en contactlijst op papier. | De SM neemt de commandolijn over. Is het vooraf geweten: freelance productieleider (€ 300). | Productieleider Events + Studiodirecteur | Niemand aangeduid op 15/12, afmelding | 2×2=4 laag |
| P6 | Te weinig vrijwilligersInkom, infopunt · dag zelf | 3×3=9 middel | 11 vrijwilligers + 2 reserve. Bevestiging op D-7 en D-1. Shifts ≤ 5 u met pauze. Vrijwilligersnota. | Reserves oproepen. Eerst kassa (3) en infopunt (2) bezetten. Dan valt een runner weg. De partnerhost (fotospot) blijft: dat is een sponsorbelofte. De telling is gewoon de scanteller per kwartier en vraagt geen extra persoon. | Crew- en vrijwilligerscoördinator | < 11 bevestigd op D-3 | 2×2=4 laag |
| P7 | Zaal valt weg (attest, sluiting, faillissement)Vóór of na de go | 1×5=5 middel | Schriftelijke optie 13/11, contract 27/11 met overmachtclausule zonder vergoeding (voorschot terug). Kopie van het attest (≥ 400). Zaal bekend bij de aankondiging op 30/11. | Scenario B (10): een vervangzaal met attest ≥ 400 op dezelfde datum. Anders verplaatsen, en de koper kiest. | Productieleider Events + Juridisch | Bericht van de zaal of de stad | 1×4=4 laag |
| P8 | Scanning of netwerk valt uitInkom · 19:30–21:30 | 2×3=6 middel | Offline kopersexport en gastenlijst (beveiligd, gewist na de avond). 3e scanner. Mobiele data als reserve. | Controle op naam en bestelnummer. Achteraf afpunten. | KL | Scanner of netwerk > 2 min weg | 2×2=4 laag |
| Financieel | |||||||
| F1 | Te weinig ticketsVóór de go · break-even 254 bij € 3.000 sponsoring | 3×4=12 hoog | Checkpoints 31/12 ≥ 60 en 31/1 ≥ 110. Go op 15/2 bij ≥ 140. Geen extra Meta-budget boven het plan als een checkpoint gemist wordt. Bands als co-promotors. Noodrem na de go: minder dan 190 tickets op 1/3 → onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt, enkel organische campagne. | No-go → scenario A (€ 1.690). | CFO + Data | Gemist checkpoint | 3×3=9 middel |
| F2 | Sponsor haakt af of betaalt nietTot 5/3 | 3×3=9 middel | ≥ € 2.500 getekend en ≥ € 1.500 betaald op 15/2. Betaling binnen 14 dagen, uiterlijk 5/3. Opvolging op dag 10. Escalatie op 15/1 als er geen presenting partner is. | Het pakket opnieuw verkopen. De tegenprestatie stopt. Het tekort komt uit onvoorzien. | Sponsoringspecialist + CFO | Niet betaald op dag 14 | 2×3=6 middel |
| F3 | Platform betaalt laat of niet uitNa de go | 2×4=8 middel | Platformeis: uitbetaling vóór het event, minstens tweewekelijks. Een aparte rekening tot de go. Zaal, bewaking en bands factureren na de avond (14 dagen). | Betalingen schuiven op tot na de afrekening. De CFO verwittigt de leveranciers. | CFO | Uitbetaling > 7 dagen te laat | 1×3=3 laag |
| F4 | Btw op tickets van 6 % naar 12 %Tot 20/3 | 2×3=6 middel | Juridisch en de boekhouder volgen de wet op. De all-in prijzen blijven (geen meerprijs voor wie al kocht). | ± € 260 minder netto in het verwachte scenario (260 tickets), op te vangen met onvoorzien (€ 350). | CFO + boekhouder | Publicatie van de wetswijziging | 2×2=4 laag |
| F5 | Bargarantie niet gehaaldBar-deal · avond | 2×3=6 middel | Garantie ≤ € 2.500 met een plafond op het bijpassen in het contract, nooit zonder plafond. Barbesteding meten (doel € 12 per bezoeker). | Bijpassen uit onvoorzien. | CFO + Productieleider Events | < 170 betalende bezoekers verwacht op 6/3 | 2×2=4 laag |
| F6 | Kosten boven de begroting (zaal, bewaking, catering)Offertes vóór 15/2 | 3×3=9 middel | De begroting in cijfers.json is bindend: zaal € 1.000 met 1 portier, bewaking € 950, catering € 565. Offertes vóór de go. | Onvoorzien (€ 350). Extra voorwaarden van brandweer of politie gaan eerst. | CFO + Productieleider Events | Offerte boven de begroting | 2×3=6 middel |
| F7 | Afgelasting na de go kost meer dan het eigen risico15/2 tot 20/3 | 1×5=5 middel | Na de go annuleren we enkel bij overmacht. Overmachtclausule zonder vergoeding verplicht in zaal-, band-, DJ- en bewakingscontract (voorstel: ook EHBO, catering en beeld). Sponsors kunnen kiezen voor een contentpakket. Offerte voor een event-annuleringsverzekering vóór 15/2: open beslissing voor Gunther. Noodrem op 1/3 bij minder dan 190 tickets. | Scenario C of E (10). Scenario D is uitgesloten. | CFO + Juridisch | Afgelasting na 15/2 | 1×5=5 middel |
| Juridisch en reputatie | |||||||
| J1 | Melding of vergunning, of brandweeradvies, te laat of met extra voorwaarden11/12 tot 20/3 | 2×5=10 hoog | Indienen uiterlijk 11/12/2026 bij het evenementenloket (stad of district) en Brandweer Zone Antwerpen, met dit document als basis. De zaal bevestigt in het contract wat nodig is. | Extra voorwaarden uitvoeren (onvoorzien). Bij een weigering: andere zaal of no-go. | Productieleider Events + Juridisch | Geen ontvangstbevestiging op 15/1 | 1×4=4 laag |
| J2 | Unisono-licentie of speellijst ontbreekt20/2 en na de avond | 2×2=4 laag | Aanvraag op 20/2. Speellijsten: de bands de dag zelf, de DJ via een export, via Audio binnen 10 dagen. Billijke vergoeding (€ 100) staat in de begroting. | Achteraf regulariseren. | Juridisch + Audio | Geen bevestiging op 1/3 | 1×2=2 laag |
| J3 | Privacy en beeld (bezwaar, minderjarigen, klacht)Hele avond en daarna | 3×3=9 middel | Info op ticket, site, mail en een A2 aan de inkom. Amber no-photo-polsbandje. Schriftelijke release voor een portret of sponsorbeeld. Minderjarigen fotograferen we niet gericht. Verwijdering binnen 48 u. | Foto verwijderen, excuses, verwijderverzoek loggen. | Foto & Video + Juridisch | Verwijderverzoek of klacht | 2×2=4 laag |
| J4 | Fair pay en statuut van de bands niet in ordeTot 6/3 | 2×3=6 middel | Garantie A € 350 / B € 450 / C € 600, DJ € 250, bonus € 3 per ticket boven 220 (max € 240). AKV of factuur, bewijs uiterlijk 6/3. Geen cash zonder papier. | Uitbetaling via een sociaal bureau voor kunstenaars. | Audio + CFO | Geen bewijs van statuut op 6/3 | 1×3=3 laag |
| J5 | Persoonlijke aansprakelijkheid (geen vzw)Vanaf het eerste contract | 2×5=10 hoog | Vzw vóór 15/11/2026. Tot dan tekent niemand. BA organisator. | Niets tekenen. De planning schuift op, met risico op een no-go. | Gunther + boekhouder | Geen ondernemingsnummer op 27/11 | 1×4=4 laag |
| J6 | Vrijwilliger gewond, geen verzekeringDag zelf | 2×4=8 middel | BA organisator + lichamelijke ongevallen vrijwilligers (€ 300, polis tegen 31/1). Vrijwilligersnota. | Aangifte bij de verzekeraar binnen de termijn. | CFO + crewcoördinator | Geen polis op 31/1 | 1×3=3 laag |
| J7 | Zwarte handel of valse ticketsVerkoop en inkom | 2×2=4 laag | Enkel officiële doorverkoop, aan hoogstens de nominale prijs. Max 6 per bestelling. De scanner weigert dubbele codes. | De koper gaat naar het infopunt. Is er plaats, dan kan een deurticket. | KL + Support | Dubbele scan | 1×2=2 laag |
| Communicatie | |||||||
| C1 | Tegenstrijdige info (uren, prijs, line-up)Campagne en D-1 | 3×2=6 middel | Eén bron: cijfers.json → site en FAQ. Mail op D-1. Support antwoordt binnen 2 werkdagen, in de laatste 2 weken binnen 1. | Rechtzetting op alle kanalen binnen 24 u. | Marketing + Support | Twee versies van een uur of een prijs in omloop | 2×2=4 laag |
| C2 | Geruchten of pers na een incidentAvond en dag erna | 2×4=8 middel | Eén woordvoerder (08). Holding statement klaar. Over slachtoffers spreken enkel de hulpdiensten. | Holding statement op Instagram en de site binnen 2 u. Update de volgende ochtend. | Gunther + Marketing | Incident van niveau 3, persvraag, virale post | 2×3=6 middel |
| C3 | Interne communicatie valt weg (lawaai, geen bereik)Avond | 3×3=9 middel | Portofoons (10, kanaal 1 productie en kanaal 2 podium, zie het draaiboek), te lenen van de club (zaaleis), anders huur uit onvoorzien. A4 "wie bel ik voor wat". Vaste handsignalen aan de podiumrand. | Runner tussen de posten. Gsm als reserve. | DPL | Radio > 2 min weg | 1×3=3 laag |
| C4 | Kopers niet binnen 2 u bereikt bij afgelastingBij no-go of afgelasting | 2×4=8 middel | 3 sjablonen (no-go, afgelasting, verplaatsing) een week vóór 15/2 klaar. Platformmail, banner op de site, Instagram, nieuwsbrief. | Bericht aan de deur (A2 en crew). Story om het half uur. | Support + Web | Beslissing tot afgelasting | 1×3=3 laag |
Evacuatieprincipes
Het evacuatieplan van het gebouw is van de uitbater en gaat altijd voor. Wij voegen er onze crew aan toe. Bij een brandalarm volgt de zaal haar eigen procedure. Bij andere gevaren beslissen de dagproductieleider, de zaalverantwoordelijke en het hoofd bewaking samen. Zodra de hulpdiensten ter plaatse zijn, nemen zij de leiding.
Zeven stappen
- MeldenVia de radio: wie, waar, wat, hoeveel mensen, wat er nodig is.
- BeslissenEen gedeeltelijke ontruiming (één zone), een volledige ontruiming, of binnen blijven (bv. storm buiten).
- Show stoppenMuziek uit, zaallicht vol, de SM spreekt het publiek toe vanaf het podium (tekst hieronder).
- Uitgangen openenE1 volledig open, dranghekken en scantafels weg. Een crewlid of agent aan E2 en E3.
- BegeleidenNaar de dichtstbijzijnde uitgang, daarna naar de verzamelplaats op ± 50 m (de brandweer bepaalt waar), zodat de straat vrij blijft voor de hulpdiensten. Jassen blijven achter.
- SweepElke zone heeft een vaste persoon die nakijkt of ze leeg is en dat meldt (tabel).
- Melden "leeg"De DPL meldt het aan de brandweer, samen met het laatste aantal binnen van de KL. Niemand gaat terug naar binnen tot de brandweer het toelaat.
Rolstoelgebruikers en wie hulp nodig heeft: elke rolstoelplek krijgt een vaste buddy uit de crew (infopunt) en gaat via E1 naar buiten. In de referentiezaal is dat gelijkvloers. De echte zaal moet dat bevestigen.
Wie doet wat
| Rol | Taak |
|---|---|
| Huistechnicus | Muziek uit, zaallicht vol, micro naar de SM |
| Stagemanager | Omroep, daarna sweep backstage en podium, laaddeur |
| Hoofd bewaking | E1 volledig open. Agent 2 → E3, agent 3 → vooraan |
| Portier | Buiten aan E1: straat vrij, verwijst naar de verzamelplaats |
| Runners/tellers | E2 open en buiten opvangen. Sweep sanitair |
| Infopunt | Sweep lobby en fotospot. Buddy voor rolstoelgebruikers |
| Kassaleider | Kassa dicht, laatste aantal binnen naar de DPL. Sweep inkom-sas |
| EHBO | Naar de verzamelplaats, eerste opvang |
| Dagproductieleider | Contact met 112 en de hulpdiensten, verzamelt de "leeg"-meldingen |
| Vestiaire, bar (club) | Balies dicht, eigen personeel naar buiten volgens de procedure van de zaal |
"Mag ik even jullie aandacht. We vragen iedereen om de zaal nu rustig te verlaten via de dichtstbijzijnde uitgang. Volg de crew in de shirts. Laat je jas hangen. Buiten wijst de crew je de weg naar de verzamelplaats."
"Everyone, please leave the building calmly via the nearest exit. Follow the crew. Leave your coat."
Incidentprotocol en escalatie
De post lost het zelf op: een pleister, een verloren voorwerp, een vraag over het geluid.
Melden: in het logboek aan het infopunt.
Een interventie van de EHBO, een bezoeker die verwijderd wordt, een awareness-melding, de dichtheid vooraan boven de trigger, een rij van meer dan 25 m.
Melden: via de radio aan het HB of de EHBO en aan de DPL. Eventueel een korte showpauze.
Bellen naar 112: brand of rook, verdrukking, meerdere gewonden, dreiging, stroom langer dan 15 min weg.
Showstop. De DPL, de zaalverantwoordelijke en het HB beslissen. De hulpdiensten nemen de leiding zodra ze er zijn.
Commandolijn op de avond
- Dagproductieleider (MSV-teamlid, niet Gunther) → stagemanager (podium), kassaleider (inkom en telling), hoofd bewaking (veiligheid). De EHBO en de zaalverantwoordelijke staan op hetzelfde radiokanaal.
- Showstop: bij acuut gevaar mag iedereen in de commandolijn, ook elke agent via de radio, een onmiddellijke showstop vragen. De SM voert die uit, en pas daarna overleggen we. Hervatten doen we enkel met akkoord van de DPL en het HB.
- Gunther fotografeert en zit niet in de commandolijn. Hij wordt gebeld over bands en de gastenlijst, en na een incident van niveau 3 voor de externe communicatie.
- Radiotaal: korte codes die het publiek niet ongerust maken. "Medisch" + plaats, "Stand-by podium", "Showstop", "Ontruiming". Een melding gaat altijd zo: wie, waar, wat, hoeveel, wat nodig.
- Logboek (op papier, aan het infopunt): uur, wat, wie, actie, afgehandeld. De DPL tekent het om 02:00 af. Het gaat mee naar de evaluatie en, als het nodig is, naar de verzekeraar.
"Even stoppen. Kijk naar je buren en zet allemaal één stap achteruit. Zo, merci. Als iedereen oké is, spelen we verder."
"Hold on. Everyone take one step back. Thank you."
"Tijdens MainStage Live #1 was er vanavond een incident. De hulpdiensten zijn ter plaatse en we volgen hun instructies. Meer info volgt via dit kanaal."
Geen namen, geen oorzaak en geen speculatie. Over slachtoffers communiceren enkel de hulpdiensten of de overheid.
Afstemming met gemeente, hulpverleningszone en politie
Definitieve goedkeuring ligt bij de bevoegde diensten. Dit document is een voorstel. De stad Antwerpen (evenementenloket), Brandweer Zone Antwerpen en de politie kunnen voorwaarden opleggen: een ander maximumaantal, extra bewaking of EHBO, andere uitgangen of uren. Die gaan altijd voor, ook als ze ons budget raken.
Niemand is gecontacteerd. Of een vergunde club nog een aparte evenementenmelding nodig heeft, is onzeker. De zaal bevestigt dat in het contract en wij dienen hoe dan ook tijdig in.
| Partner | Wat we voorleggen of vragen | Wanneer | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| Uitbater van de zaal | Brandattest, uitgangen, evacuatieplan van het gebouw, geluidscategorie, plaatsbezoek. De maten van de referentiezaal vervangen door de echte, en dit document opnieuw rekenen. | Optie 13/11/2026 · contract 27/11 · productiemeeting 12/3/2027 (voorstel Events) | Productieleider Events + Publieksveiligheid |
| Stad Antwerpen, evenementenloket | Melding of aanvraag met dit risicodossier, het tijdschema, de capaciteit en het contact op de avond. | Uiterlijk 11/12/2026 | Productieleider Events + Juridisch |
| Brandweer Zone Antwerpen (hulpverleningszone) | Advies over capaciteit, uitgangen, evacuatie en verzamelplaats. Eventueel een plaatsbezoek. | Via het evenementenloket, vanaf 11/12/2026 | Publieksveiligheid |
| Lokale politie | Info over de avond, de rij en de uitstroom op straat, en het contact op de avond. Op de avond zelf: 101 of 112. | Via het evenementenloket, vanaf 11/12/2026 | Publieksveiligheid |
| EHBO-organisatie | Post met 2 hulpverleners, 19:15–02:00, en afspraken met de dringende medische hulp. | Reservatie vóór 15/1 · contract na de go (20/2) | Productieleider Events |
| Erkende bewakingsonderneming | 2 agenten × 7 u + 1 × 3 u, positieplan (05), briefing. Voorwaardelijk een 4e agent. | Contract 20/2 · beslissing 4e agent 6/3 | Productieleider Events + CFO |
| Buurt | Een briefje met de uren en een contact, via de zaal (voorstel). | D-7 (13/3) | Productieleider Events |
Annuleringsscenario's
Het eigen risico van MainStage Vision is maximaal € 2.000. Vóór de go blijft het daar ruim onder. Na de go annuleren we enkel bij overmacht (beslissing). Zaal-, band-, DJ- en bewakingscontract krijgen daarom een overmachtclausule zonder vergoeding. Een eigen afgelasting om commerciële redenen bestaat niet meer: doorspelen in het voorzichtige scenario kost − € 1.279, en de noodrem op 1/3 (minder dan 190 tickets: onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt, enkel organische campagne) houdt ook een slechter scenario onder € 2.000.
| Scenario | Wat gebeurt er | Kost | Binnen € 2.000? |
|---|---|---|---|
| A · No-go op ma 15/2/2027 | Minder dan 140 tickets, of minder dan € 2.500 sponsoring getekend (of minder dan € 1.500 betaald). Alle contracten kosteloos annuleerbaar tot 15/2; bands krijgen geen vergoeding, wel hun portretfoto's. Automatische volledige terugbetaling. Sponsors kiezen tussen terugbetaling binnen 14 dagen en een contentpakket. | € 1.690 € 1.390 met zaalvoorschot terug | Ja (cijfers.json) |
| B · Zaal valt weg na de go | Vervangzaal met attest ≥ 400 op dezelfde datum, en dit document opnieuw rekenen. Lukt dat niet: verplaatsen, en de koper kiest tussen het ticket houden en terugbetaling binnen 14 dagen. Het voorschot komt terug (overmachtclausule of fout van de zaal). | Hangt af van de oorzaak | Onzeker |
| C · Afgelasting kort vooraf door overmacht (D-14 tot D-1) | Code rood, een overheidsmaatregel, de zaal verliest haar attest. Zaal, bands, DJ en bewaking: geen vergoeding (overmachtclausule). Het zaalvoorschot komt terug. | ± € 2.195 – 3.038 | Enkel als ± € 200–1.050 sponsorgeld als contentpakket blijft staan, of als een verzekering dekt (open beslissing Gunther) |
| D · Eigen afgelasting na de go, zonder overmacht | Uitgesloten door de beslissing: na de go annuleren we enkel bij overmacht. Valt de headliner weg, dan speelt een reserveband (P2) en geldt de line-upgarantie: wie wil, krijgt op vraag zijn geld terug. | n.v.t. (ter vergelijking: ± € 3.690 – 4.838) | Komt niet voor |
| E · Op de dag zelf of een afgebroken avond | Stopzetting door de hulpdiensten, brand of stroom: overmacht, dus geen vergoeding verplicht voor zaal, bands, DJ en bewaking. EHBO, catering, stagemanager, beeld en campagne zijn wel gemaakt. | ± € 3.970 (vaste kosten zonder zaal, bands, DJ en bewaking), min het sponsorgeld dat blijft staan, plus eventuele terugbetalingen (open punt) | Nee: enkel een verzekering vangt dit volledig op |
Rekenvoorbeeld C (en D ter vergelijking)
| Post | C · overmacht | D · eigen beslissing (uitgesloten) |
|---|---|---|
| Uitgegeven vóór de go (€ 1.550). Bij C komt het zaalvoorschot van € 300 terug | 1.250 | 1.550 |
| Campagne na de go (€ 1.200 − € 600). Na de noodrem € 100 minder (Meta-reserve geschrapt) | 500–600 | 600 |
| Riso-print (gedrukt na de go) | 75 | 75 |
| Oordopjes (€ 80) + diversen (€ 100), al aangekocht | 180 | 180 |
| Platformfee bij terugbetaling: € 1 × 190–300 tickets (aanname: de fee komt niet terug) | 190–300 | 260–300 |
| Zaal (overmachtclausule: geen vergoeding) | 0 | 200 |
| Bands + DJ (overmachtclausule: geen vergoeding) | 0 | 825 |
| Bewaking (overmachtclausule: geen vergoeding) | 0 | 0–475 |
| EHBO, catering, stagemanager, beeld (€ 1.265): 0–50 % volgens het contract (aanname; voorstel: dezelfde clausule) | 0–633 | 0–633 |
| Totaal, vóór sponsorgeld dat blijft staan | 2.195–3.038 | 3.690–4.838 |
Lezing: met de overmachtclausule daalt het slechtste geval van C van ± € 3.513 naar ± € 3.038. De ondergrens € 2.195 geldt bij de noodrem (190 tickets, Meta-reserve geschrapt); zonder noodrem is dat € 2.365. C blijft binnen € 2.000 zodra ± € 200–1.050 sponsorgeld als contentpakket blijft staan (op de go is minstens € 1.500 betaald), of zodra EHBO, catering en beeld dezelfde clausule tekenen. Wat dan nog overblijft, dekt enkel een event-annuleringsverzekering. De offerte (vóór 15/2) is een open beslissing voor Gunther.
Communicatievolgorde: alle kopers binnen 2 uur verwittigd
| Wanneer | Wie verwittigen we | Hoe | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| T | Beslissing. Financieel: Gunther op advies van de CFO. Veiligheid of overmacht: de DPL met de zaal en de hulpdiensten. | In het logboek, met het uur | Studiodirecteur / DPL |
| T + 15' | Zaal, bands en DJ (bij een no-go zeker nog op 15/2, de laatste kosteloze dag). Het kernteam: DPL, crewcoördinator, Support, Web, Marketing. | Telefoon + schriftelijk · één bericht in de crewgroep | Productieleider Events · Audio |
| T + 30' | Sponsors: de presenting partner en de contentpartners persoonlijk, de lokale partners per mail. Ze kiezen tussen terugbetaling binnen 14 dagen en een contentpakket (naam bij 2 redactionele albums en 8 foto's, geldig tot 31/12/2027). | Telefoon + mail | Sponsoringspecialist |
| T + 30' tot T + 90' | Alle kopers. De automatische, volledige terugbetaling (servicekost inbegrepen) start. | Platformmail (sjabloon), banner op /live/, Instagram-post en -story | Support + Web |
| T + 2 u | Controle: zijn alle kopers bereikt? Bounces krijgen een tweede mail. De FAQ is aangepast en de mailbox antwoordt automatisch. | Platformrapport | Support + Data |
| Dag zelf, vóór de deuren | Wie toch komt. | Crew aan de deur met een A2-bericht tot 21:00, story om het half uur | KL + Marketing |
| Dag + 1 | Pers, partners (drukker, catering, bewaking, EHBO), vrijwilligers (met een bedanking), stad of evenementenloket (afmelding). | Persbericht, mail | Marketing · Productieleider Events |
| Tot 14 dagen | Opvolging: elke terugbetaling uitgevoerd. | Platformexport | CFO + Support |
Nog aan te leveren
- Brandattest van de echte zaal (≥ 400): maximum, of het personeel meetelt, geldigheid op 20/3, uitgangen in cm. Daarna rekenen we dit document opnieuw. Productieleider Events, bij het zaalcontract (27/11).
- Offerte event-annuleringsverzekering vóór 15/2: open beslissing voor Gunther (zie 10, scenario C en E).
- Overmachtclausule zonder vergoeding in zaal-, band-, DJ- en bewakingscontract, en als voorstel ook voor EHBO, catering en beeld. Juridisch.
- Afgebroken avond. Juridisch legt vóór de verkoopstart (10/12) in de ticketvoorwaarden vast wat er gebeurt als de avond halverwege stopt.
- Portofoons (10), megafoon en dranghekken: te lenen van de club (zaaleis); anders portofoons huren uit onvoorzien.
- Polsbandje of stempel voor -18: voorstel, af te stemmen met de bar van de club.