Draaiboek productie
Wie doet wat, wanneer, waar en met welk materiaal — van vandaag tot de evaluatie. Teruggerekend vanaf één vast punt: deuren open za 20/3/2027 om 19:30 (T0). Elke taak heeft één eigenaar en een tijdstip.
- za 20.03.2027
- deuren 19:30
- band A 20:15 · B 21:25 · C 22:40
- DJ tot 01:30
- zaal leeg 02:00
- Antwerpse clubzaal
- max 387 binnen
- Eigenaar
- Events & Productie — productieleider (hoofd)
- Op de avond
- Dagproductieleider (MSV-teamlid, niet de hoofdfotograaf)
- Versie
- 0.9 · 21/10/2026 · definitief (1.0) na productiemeeting vr 12/3/2027
- Bron van getallen
cijfers.jsonv2 · beslissingen projectbrief
01 · Kerngegevens
Eén blik, alles vast
- Datum
- za 20 maart 2027reservedatum za 13/3 (enkel vóór de contracten)
- Plaats
- Antwerpse clubzaaltype, nog niet gekozen; bar-deal
- Capaciteit
- 300 betalend · max 387 binnenbrandattest ≥ 400 · online max 280 · deur max 20, enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft
- Deuren / curfew
- 19:30 / 01:30zaal leeg 02:00 · re-entry met stempel tot 00:30
- Geluid
- doel 96 · alarm 98 · max 100 dB(A)cat. 100, LAeq,60min · cat. 95: doel 93 / max 95
- Leeftijd
- 16+jonger enkel met meerderjarige begeleider
- Betalen
- Bar kaart én cashdeur € 26: enkel kaart/Payconiq, geen cash bij vrijwilligers
- Ploeg
- 11 + 2 reserve + beeld 4+ stagemanager, 2 erkende agenten, portier club, EHBO
Bezetting binnen — één tabel voor alle documenten
| Wie | Aantal |
|---|---|
| Betalende bezoekers (incl. max 20 deur) | 300 |
| Artiesten (3 bands + DJ) | 17 |
| Gastenlijst bands/DJ (A 2 · B 3 · C 4 · DJ 1) | 10 |
| Sponsortickets | 22 |
| Vrijwilligers + reserve | 13 |
| Productieleider avond + stagemanager | 2 |
| Beeldploeg | 4 |
| Bewaking (2 agenten) | 2 |
| EHBO | 2 |
| Clubpersoneel (bar, portier, technicus — aanname) | 5 |
| Pers | 6 |
| Begeleiders (rolstoel/assistentie, gratis) | 4 |
| Totaal binnen, maximum | 387 |
Eén stopregel: online maximaal 280 tickets. Aan de deur maximaal 20, en enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft (390 bij een attest van 400). Staat de teller daar: deurverkoop dicht en one-in-one-out (Code Oranje).
Leeswijzer
- T = tijd tegenover deuren open (19:30). D = dagen tegenover de avond (20/3).
- Eigenaar = de ene rol of afdeling die het onderdeel aflevert. Anderen helpen, maar de eigenaar meldt "klaar".
- Vrijwilligers heten V1–V11 en reserve 1–2, zoals in het crewplan. Niemand van hen staat er langer dan 5 u. De dagproductieleider en de stagemanager vallen buiten die regel en krijgen twee vaste pauzes.
- Rollen, geen namen. Namen en gsm-nummers staan enkel in de interne versie van de contactlijst (§06).
- Alle bedragen en aantallen komen uit
cijfers.json; dit draaiboek verzint er geen bij. - Vast punt dat nooit schuift: einde band C 23:30 en de curfew 01:30.
Commandolijn op de avond
Dagproductieleider → stagemanager (podium) · kassaleider (inkom) · hoofd bewaking (veiligheid) · artiestenbegeleider (backstage).
Show stilleggen beslissen drie mensen samen: dagproductieleider, zaalverantwoordelijke (club) en hoofd bewaking.
De hoofdfotograaf heeft geen productietaak en wordt alleen gebeld over bands of de gastenlijst. Escalaties van het infopunt gaan naar de dagproductieleider.
02 · Retroplanning · wo 21/10/2026 → do 15/4/2027 · D−150 tot D+26
Teruggerekend vanaf de deur
We rekenen terug vanaf deuren open. Vergunningen en contracten starten vóór de affiche, niet erna. Alle contracten verwijzen naar één datum: ma 15/2/2027 (kosteloos annuleren tot dan).
| Datum | D | Taak / mijlpaal | Eigenaar | Klaar als |
|---|---|---|---|---|
| Fase 0 — Fundament (okt–nov 2026) | ||||
| wo 21/10 | D−150 | Beslissingen projectbrief v2; start draaiboek en vergunningendossier | Studiodirecteur · Events | draaiboek 0.9 gedeeld |
| zo 1/11 | D−139 | Basiscijfers volgers, nieuwsbrief, websitebezoek | Medeoprichter MSV → Data | cijfers in dashboard |
| 1/11–13/11 | Plaatsbezoeken shortlist clubzalen; harde eisen toetsen: brandattest ≥ 400 + uitgangen, portofoons te leen, milieuvergunning versterkte muziek (95, liefst 100 dB(A)), rolstoeltoegang + aangepast toilet, vestiaire, bar kaart én cash, laadplaats, live tot 23:30 en sluiting 02:00, kosteloos annuleerbaar tot 15/2, facturatie na de avond | Productieleider (Events) · Publieksveiligheid | bewijs geluidscategorie + kopie brandattest in de map | |
| vr 13/11 | D−127 | Schriftelijke zaaloptie · concept ticketvoorwaarden, privacyverklaring, wachtlijsttekst | Productieleider · Juridisch | optie op papier |
| zo 15/11 | D−125 | Rechtsvorm (advies vzw), btw-status, ticketplatform (10 eliminerende eisen), wie tekent | Medeoprichter MSV · boekhouder · CFO · Web | beslissingsnota; tot dan tekent niemand |
| vr 20/11 | D−120 | Contracttemplates zaal, band, DJ, bewaking, sponsor — alle met kosteloze annulering tot 15/2; zaal, band, DJ en bewaking daarna met een overmachtclausule zonder vergoeding (na de go annuleren we enkel bij overmacht) | Juridisch | templates in de map |
| vr 27/11 | D−113 | Zaalcontract getekend (bar-deal € 1.000, bargarantie ≤ € 2.500, voorschot ≤ 30 %, kosteloos tot 15/2) · sponsordossier verzendklaar | Productieleider · Sponsoringspecialist | getekend contract |
| ma 30/11 | D−110 | Aankondiging + wachtlijst (zonder line-up; zaal bekend) | Marketing | wachtlijst live |
| Fase 1 — Verkoop, vergunningen, line-up (dec 2026–jan 2027) | ||||
| vr 4/12 | D−106 | Bandcontracten A, B, C + DJ getekend (rider met dB-limiet, curfew, frontlicht nrs. 1 en 3, gedeelde backline, beeldclausule) | Audio (Muziekpromotor) · Juridisch | 4 getekende contracten |
| za 5/12–di 8/12 | D−105…−102 | Portretsessie band A (na het contract, vóór de reveal van 10/12) | Foto & Video | beelden bij Design |
| vóór do 10/12 | Verwerkersovereenkomst platform, totaalprijs, voorwaarden nagelezen | Juridisch · Web | platform mag live | |
| do 10/12 | D−100 | Verkoopstart: 48 u lezersvoorverkoop + reveal band A | Marketing · Web · Data | eerste verkoop geteld |
| vr 11/12 | D−99 | Uiterste indiening evenementenloket stad Antwerpen + advies brandweer (plattegrond, capaciteit, uitgangen, veiligheids- en evacuatieplan, EHBO, bewaking, geluid). Juridisch bevestigt of een melding in een vergunde club nodig is; de zaal bevestigt in het contract. | Productieleider · Publieksveiligheid · Juridisch | ontvangstbewijs in de map |
| za 12/12 | D−98 | Early bird publiek (€ 17, 100 stuks) | Marketing | — |
| ≤ 20/12 | Portretsessie band B (zelfde lichtopstelling als band A) | Foto & Video | beelden bij Design | |
| di 15/12 | D−95 | Dagproductieleider aangeduid (ervaren MSV-teamlid, niet de hoofdfotograaf); doet plaatsbezoek mee | Hoofd Events · Studiodirecteur | rol bevestigd |
| do 31/12 | D−79 | Checkpoint ≥ 60 tickets | Data → CFO | weekrapport |
| za 9/1 | D−70 | Laatste portretsessie (band C) | Foto & Video | — |
| ma 11/1 | D−68 | Reveal band B | Marketing | — |
| vr 15/1 | D−64 | Presenting partner getekend of escalatie naar CFO · offertes bewaking en EHBO binnen (tekenen pas na de go) · geen dagproductieleider met evenementervaring → freelance (€ 300 uit onvoorzien) | Sponsoringspecialist · Productieleider | offertes in de map |
| zo 17/1 | D−62 | Laatste dag early bird (€ 17), tenzij eerder uitverkocht | Web · Data | early bird dicht om 23:59 |
| ma 18/1 | D−61 | Regulier (€ 23) start uiterlijk vandaag (of eerder zodra de 100 early birds op zijn) | Web · Marketing | site en shop tonen € 23 |
| vr 22/1 | D−57 | Sponsordeadline affiche: contract getekend + vectorlogo binnen (betaling volgens contract, 14 dagen) | Sponsoringspecialist → Design | logo's binnen |
| vr 29/1 | D−50 | Affiche naar de drukker | Design | drukproef goedgekeurd |
| zo 31/1 | D−48 | Checkpoint ≥ 110 tickets · verzekering: BA organisator + ongevallen vrijwilligers afgesloten | Data · CFO + Juridisch | polis in de map |
| Fase 2 — Naar de go (feb 2027) | ||||
| do 4/2 | D−44 | Volledige line-up (band C + DJ) en persbericht | Marketing | — |
| ma 8/2 | D−40 | Affiches en flyers hangen (tot 20/3) · offerte event-annuleringsverzekering binnen (open beslissing Gunther, vóór 15/2) · de 3 communicatiesjablonen voor 15/2 (GO, NO-GO, sponsors) klaar · annuleringsbrieven zaal/bands/DJ klaar | Marketing · Support · Juridisch | sjablonen nagelezen |
| ma 15/2 | D−33 | GO / NO-GO — procedure uur per uur in §03 | Medeoprichter MSV, op advies CFO | beslissingsnota om 20:00 |
| Fase 3 — Na de go (feb–mrt 2027) | ||||
| di 16/2 | D−32 | Riso-print "Eerste Rij" bestellen (50 ex.) · Meta-budget na de go vrij · bevestigingsmail aan zaal, bands, DJ, uitlenende band | Design · Marketing · Productieleider | bestelling bevestigd |
| za 20/2 | D−28 | Unisono-licentie aangevraagd (incl. billijke vergoeding DJ en tussenmuziek) · bewakingscontract getekend (2 erkende agenten + optie extra agent; overmachtclausule zonder vergoeding) · EHBO-post en catering vastgelegd (voorstel: zelfde clausule) | Productieleider · Juridisch | contracten in de map |
| vr 26/2 | D−22 | Fotospot "Eerste Rij" besteld: zoekerkader 2 × 2 m in forex/multiplex, ± € 80 uit onvoorzien (vóór de noodrem van 1/3) of gemaakt door de ruilpartner · levering uiterlijk 12/3 | Sponsoringspecialist · Design | bestelling of ruilafspraak op papier |
| ma 1/3 | D−19 | Noodrem-checkpoint ≥ 190 tickets: eronder → onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt, enkel organische campagne · vectorlogo's voor de eindkaarten aftermovie | Data → CFO · Sponsoringspecialist → Foto & Video | beslissing gemaild aan alle afdelingen |
| vr 5/3 | D−15 | Alle sponsorbetalingen binnen · crewplan definitief, shifts verdeeld (zie crewplan) | CFO + Sponsoringspecialist · Crewcoördinator | betalingen afgepunt, shiftlijst rond |
| za 6/3 | D−14 | Beslissing extra bewakingsagent (≥ 250 tickets → +1 agent, € 160) · AKV-registraties of facturen per band · vrijwilligersinfonota en beeldlicenties getekend · dashboard voortaan dagelijks | Productieleider + CFO · Audio · Juridisch · Data | beslissing gemaild aan bewakingsfirma |
| vr 12/3 | D−8 | Productiemeeting met de zaal (laadplaats, sleutel, PA/licht, bar, vestiaire, portier, nooduitgangen, geluidsmeter) · draaiboek 1.0 | Dagproductieleider | verslag + draaiboek 1.0 verspreid |
| 13/3–19/3 | D−7…−1 | Laatste week, dag per dag (§04) | Dagproductieleider | — |
| za 20/3 | D0 | MainStage Live #1 (§05) | Dagproductieleider | zaal leeg 02:00, afrekening getekend |
| 21/3–15/4 | D+1…+26 | Nazorg tot evaluatie (§08) | zie §08 | — |
Vergunningen, contracten en verzekeringen — de harde deadlines
| Uiterlijk | Document | Eigenaar | Bij wie | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| 13/11 | Bewijs geluidscategorie + brandattest (≥ 400) van de zaal | Productieleider | zaal | vóór de optie, anders geen optie |
| 15/11 | Rechtsvorm (vzw), btw-status | Medeoprichter MSV + boekhouder | — | vrijwilligerswet vraagt een organisatie zonder winstoogmerk ⚖ |
| 27/11 | Zaalcontract | Productieleider | zaal | annuleren kosteloos tot 15/2; daarna enkel bij overmacht, met een overmachtclausule zonder vergoeding; portofoons te leen |
| 4/12 | Bandcontracten + DJ | Audio · Juridisch | bands | band pas onthullen na handtekening; overmachtclausule zonder vergoeding |
| 11/12 | Evenementenloket stad Antwerpen + brandweer | Productieleider · Publieksveiligheid | stad, hulpverleningszone | ±14 weken vooraf; Antwerpse termijn niet publiek → ruim genomen |
| 31/1 | BA organisator + ongevallen vrijwilligers | CFO · Juridisch | verzekeraar | € 300, vóór de go betaald |
| 15/2 | Offerte event-annuleringsverzekering | CFO · Juridisch | verzekeraar | open beslissing voor Gunther |
| 20/2 | Unisono-licentie (auteursrecht + billijke vergoeding) | Productieleider · Juridisch | Unisono | 5 % van tickets netto + sponsoring; speellijsten achteraf (§08) |
| 20/2 | Bewakingscontract (erkende firma), EHBO-post, catering | Productieleider | leveranciers | pas na de go tekenen; factuur na de avond (14 dagen); bewaking met overmachtclausule zonder vergoeding |
| 6/3 | AKV-registratie of factuurgegevens per band · vrijwilligersinfonota · beeldlicenties beeldploeg (4) | Audio · Crewcoördinator · Juridisch | bands, vrijwilligers | geen cash zonder papier |
| 6/3 | Optie extra bewakingsagent | Productieleider + CFO | bewakingsfirma | enkel bij ≥ 250 tickets |
Checkpoints (verkoop en geld)
| Datum | Tickets | Andere drempel | Wie meet / wie beslist | Bij missen |
|---|---|---|---|---|
| 31/12 | ≥ 60 | — | Data / CFO | extra push via bands en nieuwsbrief |
| 15/1 | — | presenting partner getekend | Sponsoringspecialist / CFO | escalatie CFO |
| 31/1 | ≥ 110 | — | Data / CFO | no-go-scenario voorbereiden |
| 15/2 | ≥ 140 | ≥ € 2.500 sponsoring getekend, ≥ € 1.500 betaald (doelcurve: 160 tickets) | Data / medeoprichter MSV op advies CFO | NO-GO (§03) |
| 1/3 | ≥ 190 | noodrem | Data / CFO | noodrem: onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt, enkel organische campagne |
| 5/3 | — | sponsorbetalingen binnen | CFO | aanmaning; geen levering zonder betaling |
| 6/3 | ≥ 250? | beslissing extra agent | Productieleider + CFO | — |
| 13/3 | ≥ 260 | — | Data | plan B "te weinig verkocht" (§07) |
| 20/3 | 300 | no-show ≤ 8 % | Kassaleider → Data | — |
03 · Maandag 15 februari 2027 · D−33
Go/no-go, uur per uur
De regel
GO als ≥ 140 tickets verkocht én ≥ € 2.500 sponsoring getekend (waarvan ≥ € 1.500 betaald). Anders NO-GO. Data levert het cijfer om 12:00, de beslissing valt om 20:00 (medeoprichter MSV, op advies van de CFO). Maximaal € 1.550 cash uitstaand; annuleringskost op de go € 1.690 (€ 1.390 met zaalvoorschot terug) — binnen het plafond van € 2.000.
De dag zelf
- zo 23:59Telmoment: stand van de verkoop, dubbels en vrijkaarten eruit. Data
- 09:00Platformexport getrokken · sponsorlijst (getekend, betaald, met bewijs) aan Data · stand ticketrekening en uitstaande kosten. Data · Sponsoringspecialist · CFO
- 10:00Status contracten: zaal, bands, DJ, uitlenende band — tot 24:00 kosteloos annuleerbaar. Annuleringsbrieven en terugbetaalfunctie platform getest. Productieleider · Juridisch · Web
- 12:00Go/no-go-blad: tickets vs. 140 (en curve 160), sponsoring getekend vs. € 2.500, betaald vs. € 1.500, trend 4 weken. Data
- 14:00Schriftelijk advies GO of NO-GO, met scenario (voorzichtig −€ 1.279 / verwacht +€ 113). CFO
- 16:00Beide communicatiesets klaar en nagelezen (kopers, site, socials, sponsors, bands). Support · Web · Marketing
- 18:00Kort overleg (30'): Studiodirecteur, hoofd Events, CFO, Sponsoringspecialist. Studiodirecteur
- 20:00Beslissing, vastgelegd in een beslissingsnota van één alinea in de documentenmap. Medeoprichter MSV
- 20:15Beslissing gemeld aan alle afdelingshoofden; start het juiste spoor hieronder. Productieleider
Bij GO
- 20:30 Schriftelijke bevestiging aan zaal, bands, DJ en uitlenende band: contracten worden definitief. Productieleider
- di 16/2 Riso-print bestellen; Meta-budget na de go en daarna de reserve (enkel bij kost per ticket ≤ € 8, en nooit na de noodrem op 1/3). Design · Marketing
- Vanaf nu annuleren we enkel bij overmacht: zaal, bands, DJ en bewaking hebben een overmachtclausule zonder vergoeding. Productieleider · Juridisch
- za 20/2 Unisono, bewaking, EHBO en catering tekenen. Productieleider · Juridisch
- Ticket- en sponsorgeld mag van de aparte rekening voor kosten op of na de avond. CFO
Bij NO-GO
- 20:30 Annulering schriftelijk aan zaal, bands, DJ, uitlenende band — vóór 24:00, dus kosteloos. Bands: geen vergoeding, wel hun portretfoto's. Productieleider · Juridisch
- 20:45 Ticketverkoop dicht, alle advertenties gestopt. Web · Marketing
- uiterlijk 22:00 (binnen 2 u) alle kopers gemaild, banner op de site, post op socials. Support · Web · Marketing
- 22:00 Automatische, volledige terugbetaling gestart (servicekost inbegrepen), binnen 14 dagen afgerond. Web
- di 16/2 Sponsors gebeld en gemaild: terugbetaling binnen 14 dagen of contentpakket (naam bij 2 redactionele albums + 8 foto's, geldig tot 31/12/2027). Sponsoringspecialist
- vóór 22/2 Alle annuleringen bevestigd; eindafrekening ≤ € 1.690. CFO
04 · Za 13/3 → vr 19/3/2027 · D−7 tot D−1
De laatste week, dag per dag
Vanaf 6/3 ververst Data het dashboard dagelijks. In de laatste twee weken antwoordt de mailbox binnen 1 werkdag. Elke avond om 21:00 stuurt de dagproductieleider een statusregel van drie zinnen naar de afdelingshoofden (wat gebeurde, wat beslissen we, wie doet het).
-
Za 13/3
D−7 · start laatste week- Checkpoint ≥ 260 tickets; eronder → plan B "te weinig verkocht". Data → CFO
- Campagne "nog één week" live. Marketing
- Draaiboek 1.0 (na productiemeeting 12/3) naar alle rolhouders. Dagproductieleider
- Shiftlijst (max 5 u per vrijwilliger, zie crewplan) naar alle vrijwilligers + 2 reserves, met vraag om bevestiging tegen ma 12:00. Crewcoördinator
-
Zo 14/3
D−6- Weekstand zondag 23:59 (curvedoel 250). Data
- Bandposts "nog 6 dagen" met eigen trackinglink — herinnering aan de bands. Audio (Muziekpromotor)
- Inventaris materiaal (§09) tegen de lijst: wat ontbreekt, wie haalt het. Dagproductieleider
-
Ma 15/3
D−5 · bevestigingsronde- Mail met dagschema en vraag om bevestiging aan: zaal (sleutel 11:00, laadplaats, huistechnicus, portier, barverantwoordelijke), bewakingsfirma (19:00, aantal agenten), EHBO-post (19:15), DJ, uitlenende band (backline 12:30). Dagproductieleider
- Bands: dagschema, parkeerinfo, setlistformulier, gastenlijst-aanvraag tegen do 18/3 12:00 (A 2 · B 3 · C 4 · DJ 1). Artiestenbegeleider
- Sponsors: praktische mail (aankomst, 22 sponsortickets op naam, fotospot, backstagepassen presenting). Sponsoringspecialist
- Shiftbevestigingen binnen; gaten → reserves inzetten. Crewcoördinator
-
Di 16/3
D−4 · drukwerk dag zelf- Afdrukken: briefing-A4 (×20), plattegrond met zones en uitgangen, contactlijst intern, codewoordenkaart, spiekbrief infopunt, gastenlijst-sjabloon, afrekenformulieren. Dagproductieleider
- Signalisatie en privacy-A2 klaar (inkom, infopunt, vestiaire, rokerszone, rustige plek, EHBO). Design · V1 (opbouw & runner)
- Portofoons en oortjes bevestigd (aantal 10, kanaal 1 en 2): te lenen van de club (zaaleis), anders huur uit onvoorzien. Dagproductieleider
- Fotospot "Eerste Rij" (zoekerkader 2 × 2 m) geleverd en gecontroleerd. Sponsoringspecialist
-
Wo 17/3
D−3 · online crewbriefing- 20:00 online crewbriefing (45'): schema, posten, codewoorden, awareness, no-photo, wat zeg je aan het infopunt. Opname voor wie er niet bij was. Dagproductieleider · Crewcoördinator
- Documentenmap compleet tegen checklist §09. Dagproductieleider
- Weersvoorspelling (KMI) bekeken → plan B weer klaarzetten? Publieksveiligheid
-
Do 18/3
D−2 · inpakken- 12:00 gastenlijst dicht; totaal gecontroleerd tegen de bezettingstabel (max 387 binnen, §01). Artiestenbegeleider · kassaleider
- Riso-prints genummerd (1–50), geteld en ingepakt; betaalterminal/Payconiq-QR getest. Crewcoördinator
- Scanners, portofoons, powerbanks laden; geluidsmeter + kalibrator check. Kassaleider · Audio
- Materiaal in kratten per post, gelabeld (inkom, infopunt, podium, FOH, beeld, sponsor, merch). V1 (opbouw & runner)
-
Vr 19/3
D−1 · alles staat klaar- Mail D−1 aan alle kopers: uren, bereikbaarheid, laatste tram, 16+, oordopjes, no-photo, vestiaire. Web · Support
- Online verkoop dicht (online max 280). Deurtickets: max 20, en enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft. Data · kassaleider
- Laatste ticketexport (enkel bestelnummers) als offline back-up voor de scanners. Data
- Bus geladen, sleutelafspraak 11:00 bevestigd, herinnering aan alle crew. Dagproductieleider
05 · Zaterdag 20 maart 2027 · 11:00 → 03:30
De dag zelf, minuut per minuut
- band
- check, briefing, DJ
- productie
- zaal open
- changeover
| Tijd | T | Wat | Wie | Waar | Materiaal | Cue / check |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ochtend — opbouw | ||||||
| 11:00 | −8:30 | prodSleutel; rondgang met de zaalverantwoordelijke: nooduitgangen, blussers, noodverlichting, brandattest uithangend | Dagproductieleider + zaalverantwoordelijke (club) | hele zaal | checklist rondgang, plattegrond | ✓ uitgangen vrij · ✓ foto's van de staat van de zaal (voor de eindronde) |
| 11:15 | −8:15 | prodAanlevering productiemateriaal uit de bus: kratten per post, riso-prints, oordopjes (400), polsbandjes, crew-shirts, fotospot (zoekerkader 2 × 2 m), signalisatie | Dagproductieleider + zaalverantwoordelijke | laadplaats → opslag backstage | bus, kratten, materiaallijst §09 | ✓ afgevinkt · ✓ 50 prints geteld, afgesloten opslag |
| 12:00 | −7:30 | prodSignalisatie hangen: inkom (huisregels, 16+, prijs deur, privacy-A2 foto/video), infopunt (ook no-photo-polsbandjes), vestiaire, rokerszone, toiletten, aangepast toilet, rustige plek (lobby), EHBO | V1 opbouw & runner (12:00–17:00) | inkom, lobby, zaal | borden A3/A2, gaffa, kabelbinders | ✓ niets over nooduitgang, blusser of pictogram · ✓ privacytekst zichtbaar vóór de scan |
| 12:30 | −7:00 | prodsponsorInfopunt, kassa/scanpost, merchtafel en fotospot "Eerste Rij" (zoekerkader 2 × 2 m) opstellen; stroom en netwerk testen | V1 (dagproductieleider keurt goed) | inkom, lobby | tafels, verlengkabels, fotospot-kader, sponsorvakken | ✓ fotospot en merchtafel buiten de vluchtweg · ✓ 4G/wifi bij de scanners |
| 12:30 | −7:00 | podiumGedeelde backline aangeleverd · PA/licht-check | Stagemanager · huistechnicus · uitlenende band | podium | drumstel 22/12/16 + hardware, basversterker 4×10/8×10, 2 gitaarversterkers, keys-stand, DI's | ✓ backline afgevinkt en gefotografeerd bij ontvangst |
| 12:30 | −7:00 | fohFOH-hoek: klasse-2-geluidsmeter + loglaptop, recorder board-feed (XLR matrix/aux), multitrack + 2 zaalmicro's | FOH-assistent Audio + huistechnicus | FOH | meter, kalibrator, statief, XLR, laptop, stroom FOH | ✓ meter gekalibreerd · ✓ klok gelijk met gsm-tijd |
| 13:00 | −6:30 | podiumbeeldStagemanager in: dagschema en lichtafspraak met de huistechnicus — per band nr. 1 en 3 warm-wit frontlicht, geen enkel-rode wash, geen zware haze in de eerste 3 nummers | Stagemanager | FOH / lichttafel | stagelijst, lichtparagraaf rider | ✓ lichtcue op papier aan de lichttafel |
| Load-in en soundchecks (omgekeerde volgorde) | ||||||
| 13:30 | −6:00 | podiumLoad-in alle bands: breakables, pedalboards, eigen merch; polsbandje artiest; kleedruimtes | Stagemanager · artiestenbegeleider | laadplaats → backstage | polsbandjes artiest (17), parkeerinfo, water | ✓ aankomst per band afgevinkt · ✓ setlistformulier (Unisono) per band uitgedeeld, terug vóór 19:00 |
| 13:30 | −6:00 | prodStagehand op post: gaffa-markeringen per band, kabels | Stagehand | podium | gaffa in 3 kleuren | — |
| 14:30 | −5:00 | podiumSoundcheck band C (60') | Huistechnicus · stagemanager | podium | stagelijst: 24 inputs, 5 wedges/4 mixen, 2×16 A | ✓ stopt 15:30 stipt |
| 15:30 | −4:00 | podiumSoundcheck band B (45') | Huistechnicus · stagemanager | podium | idem | ✓ stopt 16:15 |
| 16:15 | −3:15 | podiumOmbouw naar band A, buffer 15' | Stagehand | podium | — | — |
| 16:30 | −3:00 | podiumbeeldSoundcheck band A (45'), backline blijft staan · hoofdfotograaf in: lichtafspraak bekijken | Huistechnicus · stagemanager · hoofdfotograaf | podium | idem | ✓ stopt 17:15 · ✓ frontlicht nr. 1/3 getest |
| 17:00 | −2:30 | podiumDJ in: setup naast het podium (CDJ/mixer), test op laag volume | DJ · huistechnicus | naast podium | CDJ/mixer van de zaal | ✓ speellijst-export aan (Unisono) |
| 17:15 | −2:15 | crewPortofoons (van de club) uitgedeeld aan leiding en podium; aanwezigheidslijst dagploeg | Dagproductieleider | crewruimte | portofoons (10), oortjes | ✓ aanwezigheidslijst getekend (verzekering) |
| Briefing, catering, posten in | ||||||
| 17:30 | −2:00 | prodCrewbriefing (30', één A4): schema, posten, commandolijn, codewoorden, kanalen, uitgangen, awareness, no-photo, "is het luid?", wie bel ik | Dagproductieleider | zaal vóór het podium | briefing-A4 ×20, plattegrond | ✓ portofoontest kanaal 1 en 2 |
| 18:00 | −1:30 | crewCatering artiesten en crew (tot 18:45); dagproductieleider neemt pauze, stagemanager heeft kanaal 1 | V2 artiestenzorg dag (artiesten en crew) | backstage, crewruimte | maaltijden, water | ✓ dieetwensen bands |
| 18:00 | −1:30 | inkomGastenlijst afgedrukt naar de kassa: bandgasten A 2 · B 3 · C 4 · DJ 1, sponsortickets 22, pers 6, begeleiders (max 4) | V2 → kassaleider (V4) | kassa | gastenlijst ×2, polsbandjes gast/pers | ✓ totaal volgens de bezettingstabel (max 387) |
| 18:15 | −1:15 | crewAvondploeg komt aan (V3–V8, reserve 1): eten, crew-shirt of badge, polsbandje crew, 2 drankbonnen (na de shift), portofoon voor kassa en infopunt | Dagproductieleider | crewruimte | shirts/badges, bonnen | ✓ aanwezigheidslijst getekend (verzekering) |
| 18:30 | −1:00 | beeldFotograaf 2 en videograaf in; 4 all-access-polsbanden; selectieplek backstage afgesloten | Hoofdfotograaf | backstage | laptop, kaarten, SSD's, LED-paneel | ✓ stroom aan de FOH voor de vaste camera |
| 18:45 | −0:45 | veiligBriefing avondploeg (15', hetzelfde A4 als 17:30) · veiligheidsronde + briefing bewaking en EHBO: zones (inkom, zaal vóór het podium, bar, rokerszone, backstage), uitstroom, leeftijdscheck, fouilleren enkel door erkende agenten | Dagproductieleider · hoofd bewaking · EHBO · zaalverantwoordelijke | hele zaal | plattegrond, incidentlog | ✓ EHBO-post ingericht · ✓ nooduitgangen ontgrendeld · ✓ teller op 0 |
| 19:00 | −0:30 | inkomBewaking (2 agenten + portier) en kassa op post; testscan; betaalterminal en Payconiq-QR voor de deur; stempel re-entry | Kassaleider (V4, scan 1) · reserve 1 (scan 2 tot 20:45) · V6 (gastenlijst, deur) · hoofd bewaking | inkom | scanners 2 + 1 stand-by, terminal, polsbandjes per type, stempel, teller | ✓ testscan geslaagd · ✓ geen cashkassa |
| 19:00 | −0:30 | sponsorPartnerhost op post tot 23:30 — enkel partners en fotospot (geen merch, geen telling): fotospot, sponsorvakken, flyers lokale partners naar het infopunt | Partnerhost (V5) | lobby | fotospot, releaseformulier (QR) | ✓ presenting partner verwacht om ⟨uur volgt — Sponsoringspecialist⟩ |
| 19:15 | −0:15 | infoInfopunt blok 1 open (2 pers.): oordopjes, no-photo-polsbandjes (amber), speelschema, laatste tram, nieuwsbrief-QR, flyers partners, bak verloren voorwerpen; awareness-aanspreekpunt | Infopunt blok 1 (V7 + V8) | tussen inkom en vestiaire | spiekbrief A4 Support, "wie bel ik voor wat" | ✓ awareness-bord zichtbaar |
| 19:20 | −0:10 | beeldFoto "lege zaal vlak voor de deuren" (briefing 9) | Fotograaf 2 | zaal | — | — |
| 19:25 | −0:05 | prodStatusronde kanaal 1: kassa, bewaking, EHBO, infopunt, bar, podium | Dagproductieleider | kanaal 1 | — | ✓ zes keer "groen"; anders deuren max. 15' later + story |
| Deuren en show | ||||||
| 19:30 | T0 | inkomfohDEUREN OPEN · DJ warm-up ≤ 85 dB(A) · geluidslog start (LAeq,15min) | Kassaleider · bewaking · DJ · FOH-assistent | inkom, zaal | — | cue "Deuren open" op kanaal 1 · ✓ tijd eerste scan genoteerd |
| 19:30–20:30 | 0:00–1:00 | inkomInstroompiek: 2 scanners ±12–14 p/min · leeftijdscheck 16+ · deurverkoop max 20 (€ 26, kaart/Payconiq), enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft | Kassaleider · bewaking | inkom | teller, derde scanner | ✓ wachtrij > 15' → derde scanner open (dagproductieleider) · ✓ scans per kwartier naar dagproductieleider (= de telling voor Data en het sponsorrapport) |
| 19:30 | 0:00 | sponsorFotospot open; sponsors ontvangen (presenting: 6 tickets + 2 backstagepassen); koppelen aan fotograaf 2 voor activatiefoto's (briefing 12). Aan bezoekers: "je foto staat zondag om 18 u in het album" | Partnerhost (V5) · fotograaf 2 | lobby | releaseformulier (QR) | ✓ herkenbare bezoekers enkel met release |
| 19:45 | +0:15 | beeldStory "deuren open" | Short-formmaker | inkom | gsm | — |
| 19:45 | +0:15 | fohEerste dB-notering (en daarna elk kwartier) | FOH-assistent Audio | FOH | log | doel 96 · alarm 98 → huistechnicus zakt · max 100 (cat. 95: 93/94/95) |
| 20:00 | +0:30 | podiumBand A stand-by (15') | Stagemanager → artiestenbegeleider | backstage | setlist A: podium, FOH, beeldgroep | ✓ band A volledig backstage |
| 20:10 | +0:40 | beeldCue "5 minuten band A" in de beeldgroep; fotografen naar front-of-stage links/rechts | Stagemanager | berichtengroep beeld | — | — |
| 20:14 | +0:44 | podiumDJ fade-out, zaallicht uit | Huistechnicus · DJ | FOH | — | cue "Eerste Rij" op kanaal 2 |
| 20:15 | +0:45 | podiumbeeldBAND A (opener, 45') · nr. 1 en 3 warm-wit frontlicht · fotografen nrs. 1–3 front-of-stage, zonder flits · videograaf vaste camera FOH (2 nummers) + gimbal | Stagemanager · huistechnicus · beeldploeg | podium, FOH | — | ✓ lichtcue nr. 1 · ✓ lichtcue nr. 3 · ✓ dB-log |
| 20:45 | +1:15 | inkomReserve 1 verlaat scan 2 en lost voortaan de pauzes af (V6, V4, partnerhost V5) | Kassaleider (V4) | inkom | — | ✓ 2 scanners tot de rij weg is |
| 20:55 | +1:25 | podiumSignaal "5 minuten" aan band A | Stagemanager | podiumrand | kaart "5" | — |
| 21:00 | +1:30 | podiumEinde A · tussenmuziek DJ · changeover 1 (25'): enkel breakables en pedalboards wisselen | Stagemanager · stagehand · bandcrew | podium | gaffa-markeringen B | ✓ podium klaar 21:20 |
| 21:00 | +1:30 | beeld3 snelle foto's band A → band en stories (binnen 15') · portret backstage (5', LED) | Hoofdfotograaf → short-formmaker | backstage | LED-paneel | ✓ doorgestuurd vóór 21:15 |
| 21:05 | +1:35 | merchMerchtafel open (V9, vanaf 21:00) · band A naar de merchtafel: riso-print signeren · setlist A ophalen | V3 backstage avond · V9 merch | merchtafel | stiften | ✓ setlist A bij FOH-assistent |
| 21:20 | +1:50 | podiumBand B stand-by · cue "5 minuten band B" in de beeldgroep (fotografen naar FOH/balkon) | Stagemanager | backstage | setlist B | — |
| 21:24 | +1:54 | podiumDJ fade-out, zaallicht uit | Huistechnicus | FOH | — | cue "Eerste Rij" |
| 21:25 | +1:55 | podiumbeeldBAND B (45') · nr. 1 en 3 warm-wit frontlicht · fotografen FOH/balkon | Stagemanager · huistechnicus · beeldploeg | podium | — | ✓ lichtcues nr. 1 en 3 · ✓ dB-log |
| 21:30 | +2:00 | crewLate ploeg komt aan (V10, V11, reserve 2): koude zak, briefing 15' (hetzelfde A4) | Dagproductieleider | crewruimte | briefing-A4 | ✓ aanwezigheidslijst getekend |
| 22:05 | +2:35 | podiumSignaal "5 minuten" aan band B | Stagemanager | podiumrand | — | — |
| 22:10 | +2:40 | podiumEinde B · tussenmuziek · changeover 2 (30') · 3 snelle foto's + portret band B · band B signeert aan de merchtafel | Stagemanager · stagehand · hoofdfotograaf · V3 · V9 | podium, backstage, merchtafel | — | ✓ podium klaar 22:35 · ✓ setlist B binnen |
| 22:20 | +2:50 | podiumDJ zet de afterset klaar naast het podium (geen stilte na band C) | DJ | naast podium | — | — |
| 22:35 | +3:05 | podiumBand C stand-by · cue "5 minuten band C" in de beeldgroep (hoofdfotograaf naar de podiumrand) | Stagemanager | backstage | setlist C | — |
| 22:39 | +3:09 | podiumFade-out, zaallicht uit | Huistechnicus | FOH | — | cue "Eerste Rij" |
| 22:40 | +3:10 | podiumbeeldBAND C (headliner, 45' + 5' bis) · nr. 1 en 3 frontlicht · beelden "eerste rij van achteren" (10) en "drummer van achteren, volle zaal" (11) | Stagemanager · huistechnicus · beeldploeg | podium | — | ✓ einde 23:30 ligt vast · ✓ dB-log |
| 22:45 | +3:15 | crewOverdracht late shift (10'): infopunt blok 2 (V10) en reserve 2 krijgen de stand van zaken | Kassaleider | infopunt | briefing-A4 | — |
| 23:00 | +3:30 | infoInfopunt blok 2: V10 + reserve 2 (tot 01:45) | Infopunt blok 2 (V10) | infopunt | — | — |
| 23:00 | +3:30 | inkomKassa dicht, deurverkoop stopt · tussentijdse telling: scans, deurtickets, gastenlijst, terminalrapport | Kassaleider | inkom | afrekenformulier kassa | ✓ rapport aan dagproductieleider |
| 23:00 | +3:30 | veilig3e agent op post (23:00–02:00) · voorwaardelijke extra agent (enkel als beslist op 6/3 en niet geschrapt door de noodrem) | Hoofd bewaking | inkom, zaal | — | — |
| 23:25 | +3:55 | podiumSignaal "5 minuten" aan band C · DJ stand-by | Stagemanager | podiumrand | — | — |
| DJ en uitstroom | ||||||
| 23:30 | +4:00 | podiumDJ-SET naadloos na band C (≤ 95 dB(A)) · band C naar de merchtafel (signeren) · 3 snelle foto's + portret band C | DJ · V3 (tot 23:30), daarna V11 backstage · hoofdfotograaf · V9 (merch) | naast podium, merchtafel | — | ✓ setlist C bij FOH-assistent → 3 setlists compleet |
| 23:30 | +4:00 | sponsorPartnerhost af; fotospot dicht · overdracht backstage van V3 naar V11 | Partnerhost (V5) · V3 → V11 | lobby, backstage | releaselijst | ✓ releases en sponsorlijst naar fotograaf 2 |
| 23:45 | +4:15 | beeldSelectie (tot 01:30) en back-up 3-2-1 vóór vertrek | Hoofdfotograaf · fotograaf 2 | backstage | laptop, SSD's | ✓ back-up op 2 dragers |
| 00:00 | +4:30 | podiumLoad-out breakables band A en B langs de laadplaats, buiten de publieksroute | Stagehand · V11 | laadplaats | — | ✓ niets van de gedeelde backline mee |
| 00:30 | +5:00 | inkomRe-entry stopt · merchtafel dicht: telling prints en terminal | Hoofd bewaking · V9 | inkom, merchtafel | telblad | ✓ verkochte nummers = terminal |
| 01:00 | +5:30 | veiligAgent aan de uitgang; rokerszone afbouwen | Hoofd bewaking | uitgang, rokerszone | — | — |
| 01:15 | +5:45 | barLaatste ronde bar | Barverantwoordelijke (club) | bar | — | — |
| 01:30 | +6:00 | podiumfohMUZIEK UIT, ZAALLICHT AAN (curfew) · DJ-export van de speellijst bewaard · geluidslog afgesloten (1 maand bewaren, kopie Events) | Dagproductieleider · DJ · FOH-assistent | zaal, FOH | USB-stick | cue "Curfew" op kanaal 1 |
| 01:30 | +6:00 | veiliginfoUitstroom: bewaking begeleidt, vestiaire op volle kracht, infopunt: verloren voorwerpen, tram/taxi | Hoofd bewaking · V9 (vestiairerij, uitgang) · V11 + reserve 2 (uitgang, rokerszone) · V10 (infopunt) | inkom, vestiaire | — | — |
| 01:45 | +6:15 | infoInfopunt dicht: verloren voorwerpen gefotografeerd, gelabeld, op lijst | Infopunt blok 2 (V10) | infopunt | labels, bak, lijst | ✓ lijst naar dagproductieleider |
| 02:00 | +6:30 | veiligZAAL LEEG — rondgang toiletten, rokerszone, backstage | Hoofd bewaking · dagproductieleider | hele zaal | — | cue "Zaal leeg" op kanaal 1 · ✓ teller 0 · ✓ incidentlog afgesloten |
| Afbouw en afrekening | ||||||
| 02:00 | +6:30 | prodAfbouw: signalisatie, fotospot, infopunt, merchtafel, sponsorvakken · backline terug naar de uitlenende band · vrijwilligers weg om 02:30 (V9 om 02:00) | V10 · V11 · reserve 2 · stagehand · stagemanager | overal | kratten, vuilniszakken | ✓ backline tegen de ontvangstfoto's |
| 02:15 | +6:45 | geldAfrekening bar-deal: netto baromzet (kassarapport per uur) tegen de garantie (≤ € 2.500) → eventuele bijbetaling op papier | Dagproductieleider · barverantwoordelijke (club) | kantoor club | afrekenformulier bar, kopie zaalcontract | ✓ door beiden getekend, foto naar CFO |
| 02:30 | +7:00 | geldKassa deurverkoop: aantal deurtickets × € 26 tegen terminal- en Payconiq-rapport en scanrapport | Dagproductieleider (rapport kassaleider 23:00) | kantoor club | afrekenformulier kassa | ✓ verschil = 0 of verklaard |
| 02:35 | +7:05 | geldPolsbandjes per type (artiest, crew, gast, pers, all-access, no-photo): uitgegeven tegen voorraad · merch: nummers verkocht × € 15 tegen terminal, rest geteld | Dagproductieleider | kantoor club | telbladen | ✓ cijfers naar CFO en Data (T+1) |
| 02:45 | +7:15 | infoVerloren voorwerpen overgedragen aan de zaal met lijst en foto's · gastenlijst: aantal opgekomen genoteerd | Dagproductieleider · zaalverantwoordelijke | vestiaire | lijst ×2 | ✓ ontvangst getekend door de zaal |
| 03:00 | +7:30 | prodEindronde met zaalverantwoordelijke: staat van de zaal tegen de foto's van 11:00 · sleutel terug | Dagproductieleider | hele zaal | foto's ochtend | ✓ geen schade of schade genoteerd en getekend |
| 03:30 | +8:00 | prodVertrek · bericht "einde productie" in de crewgroep · documentenmap mee (logs, afrekeningen, incidenten) | Dagproductieleider | — | documentenmap | ✓ iedereen veilig weg |
Cues beeldploeg per set
- T−5' stagemanager: "5 minuten band X" in de beeldgroep.
- Nr. 1 warm-wit frontlicht · fotografen front-of-stage, zonder flits.
- Nr. 3 opnieuw warm-wit frontlicht · daarna verlaten de fotografen de eerste rij.
- Geen zware haze in de eerste 3 nummers, geen enkel-rode wash.
- Vaste camera FOH: 2 nummers per band.
- Set +15' 3 snelle foto's naar band en stories · portret 5' backstage.
- Plaatsen: A front-of-stage L/R · B FOH/balkon · C podiumrand.
Geluidsmeting en log
- Klasse-2-meter aan de FOH, logt van 19:30 tot 01:30.
- Cat. 100: doel 96 · alarm 98 · max 100 dB(A) LAeq,60min.
- Cat. 95: doel 93 · alarm 94 · max 95 dB(A) LAeq,15min.
- DJ-warm-up ≤ 85 · DJ-afterset ≤ 95.
- Alarm → FOH-assistent zegt het meteen aan de huistechnicus.
- Log 1 maand bewaren, kopie naar Events. 400 paar oordopjes gratis aan infopunt en bar.
Infopunt, sponsor, merch, gasten
- Infopunt 19:15–23:00 met 2 (V7, V8) · 23:00–01:45 met V10 + reserve 2. No-photo-polsbandjes (amber) enkel hier.
- Fotospot "Eerste Rij": zoekerkader 2 × 2 m (forex/multiplex, ± € 80 uit onvoorzien of via de ruilpartner), open 19:30–23:30. Partnerhost (V5) 19:00–23:30 doet enkel partners en fotospot; activatiefoto's door fotograaf 2. De foto staat zondag om 18 u in het album.
- Riso-print € 15, genummerd 1–50, enkel kaart/Payconiq; merch door V9 vanaf 21:00; elke band signeert na zijn set.
- Telling = scans per kwartier van de kassaleider (uit de scanner), geen handtelling per set.
- Gastenlijst: A 2 · B 3 · C 4 · DJ 1 · sponsortickets 22 · pers 6; dicht do 18/3 12:00; aan de deur enkel de kassaleider.
06 · Rollen, verantwoordelijkheden, communicatie
Eén naam per onderdeel
Per onderdeel is er één Accountable: die meldt "klaar". R voert uit, C wordt geraadpleegd, I wordt geïnformeerd. Shifts en aantallen staan in het crewplan.
| Onderdeel | A — eindverantwoordelijk | R — voert uit | C — raadplegen | I — informeren |
|---|---|---|---|---|
| Retroplanning en draaiboek | Productieleider (hoofd Events) | Dagproductieleider | Audio, Support | alle afdelingen |
| Dagregie 20/3 | Dagproductieleider | stagemanager, kassaleider | zaalverantwoordelijke | Studiodirecteur |
| Vergunningen, loket, brandweer | Productieleider | Publieksveiligheid | Juridisch, zaal | CFO |
| Contracten, verzekering, Unisono | Juridisch | Productieleider, CFO | boekhouder ⚖ | medeoprichter MSV |
| Go/no-go | Medeoprichter MSV | Data (cijfer), CFO (advies) | Events, Sponsoring | alle afdelingen |
| Podium, changeovers, timing | Stagemanager | stagehand, huistechnicus | bands | dagproductieleider |
| Geluidsnorm en log | Geluidstechnicus (Audio) | FOH-assistent, huistechnicus | zaal | dagproductieleider |
| Artiesten, backstage, setlists | Artiestenbegeleider | stagemanager | Muziekpromotor | hoofdfotograaf |
| Gastenlijst | Artiestenbegeleider | kassaleider (deur), V6, partnerhost (sponsortickets) | Muziekpromotor, Sponsoringspecialist | hoofdfotograaf |
| Inkom, scan, deurverkoop | Kassaleider (V4) | reserve 1 (scan 2 in de piek), V6 (gastenlijst, deur) | Data | dagproductieleider |
| Veiligheidsplan (vooraf) | Publieksveiligheid | Productieleider | zaal, brandweer | Juridisch |
| Veiligheid op de avond | Hoofd bewaking | agenten, portier | dagproductieleider | EHBO |
| EHBO | Verantwoordelijke EHBO-post | hulpverleners | hoofd bewaking | dagproductieleider |
| Infopunt en awareness | Infopunt 1 (blok 1) / infopunt blok 2 | infopunt 2, reserve 1 | Support | dagproductieleider |
| Sponsoractivatie, fotospot | Partnerhost (V5, enkel deze taak) | fotograaf 2 | Sponsoringspecialist | Data |
| Merch (riso-print) | Crewcoördinator | V9 (vanaf 21:00), V3 (signeren) | CFO | Data |
| Telling (scans per kwartier) | Kassaleider (V4) | scanner/platform | Data | Sponsoringspecialist |
| Beeld en content | Contentdirecteur (Foto & Video) | hoofdfotograaf, fotograaf 2, videograaf, short-formmaker | Marketing | Sponsoringspecialist |
| Crew en catering | Crewcoördinator | dagproductieleider (onthaal), V2 | CFO | dagproductieleider |
| Afrekening op de avond | Dagproductieleider | kassaleider, barverantwoordelijke | CFO | Data |
| Pers en hulpdiensten op de avond | Dagproductieleider | hoofd bewaking (hulpdiensten) | Studiodirecteur | Marketing |
| Afrekening en betalingen na | CFO | Productieleider | leveranciers | medeoprichter MSV |
Communicatie
| Kanaal | Wie | Waarvoor |
|---|---|---|
| Portofoon 1 · PRODUCTIE | dagproductieleider, kassaleider, hoofd bewaking, EHBO, infopunt, zaalverantwoordelijke | publiek, veiligheid, deur, incidenten |
| Portofoon 2 · PODIUM | stagemanager, huistechnicus, artiestenbegeleider, stagehand (dagproductieleider luistert mee) | timing, cues, changeovers |
| Berichtengroep BEELD | beeldploeg (4), stagemanager | "5 minuten"-cues, snelle foto's |
| Berichtengroep CREW | alle vrijwilligers en reserves | shifts, pauzes, oproep reserve |
| Gsm | iedereen | terugval als portofoon faalt |
Roepnamen = rollen: "Productie", "Podium", "Kassa", "Bewaking", "EHBO", "Info", "FOH", "Backstage". Eerst wie je roept, dan wie je bent: "Productie voor Kassa".
- GroenAlles in orde, of incident afgesloten.
- Code Wit + zoneMedische hulp nodig → EHBO en bewaking naar de zone.
- Code Amber + zoneOngewenst gedrag, iemand voelt zich onveilig → awareness (infopunt) + bewaking.
- Code OranjeTe druk: instroom stopt, one in, one out.
- Code RoodShow stilleggen of evacuatie overwegen. Enkel het trio beslist; zaallicht aan.
- Eerste RijBand klaar, zaallicht uit, show start.
- Stilte op kanaalNoodsituatie: enkel dagproductieleider en hoofd bewaking spreken.
Naar het publiek nooit een code: bij een stillegging leest de stagemanager deze standaardtekst aan de micro — "Beste mensen, we leggen de show even stil. Blijf rustig waar je bent en volg de aanwijzingen van de crew en de bewaking."
Contactlijst — structuur
De interne versie (enkel op papier in de documentenmap en bij de dagproductieleider) vult de laatste kolom aan. Deze preview bevat bewust geen nummers of namen.
| Rol | Organisatie | Roepnaam | Bereikbaar | Back-up | Gsm |
|---|---|---|---|---|---|
| Dagproductieleider | MSV | Productie | 11:00–03:30 | hoofd Events (op afroep) | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Hoofd Events (plaatsvervanger) | MSV | — | op afroep hele dag | stagemanager | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Stagemanager | freelance | Podium | 13:00–02:30 | dagproductieleider | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Zaalverantwoordelijke · sleutelhouder | club | Zaal | 11:00–03:30 | barverantwoordelijke | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Huistechnicus FOH/licht | club | FOH | 12:30–02:00 | — | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Barverantwoordelijke | club | Bar | 19:00–02:30 | zaalverantwoordelijke | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Hoofd bewaking | erkende firma | Bewaking | 18:45–02:00 | agent 2 | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Verantwoordelijke EHBO-post | erkende hulpdienst | EHBO | 18:45–02:00 | hulpverlener 2 | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Kassaleider | MSV-vrijwilliger (V4) | Kassa | 18:15–23:00 | kassa 2 | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Infopunt (blok 1 / blok 2) | MSV-vrijwilliger | Info | 19:15–01:45 | reserve 1 | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Artiestenbegeleider (V2 dag / V3 avond / V11 laat) | MSV-vrijwilliger | Backstage | 13:30–18:30 / 18:30–23:30 / 21:30–02:30 | stagemanager | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Bandcontact A · B · C · DJ | bands | — | vanaf load-in | artiestenbegeleider | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Uitlenende band (backline) | band | — | 12:30 en 02:00 | stagemanager | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Partnerhost (V5) | MSV-vrijwilliger | — | 18:30–23:30 (post 19:00–23:30) | Sponsoringspecialist | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Hoofdfotograaf (enkel bands en gastenlijst) | MSV | — | 16:30–01:30 | fotograaf 2 | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Ticketplatform, support | platform | — | ⟨uren volgen na keuze platform⟩ | Data | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| CFO (afrekening, uitzonderingen geld) | MSV | — | op afroep tot 03:00 | medeoprichter MSV | ⟨gsm in de interne versie⟩ |
| Hulpdiensten | — | — | altijd | — | 112 · politie 101 |
07 · Plan B
Als het anders loopt
Kort per risico: wat is het signaal, wat doen we, wie beslist. De volledige analyse (kans, impact, maatregelen per zone en moment) staat in de risicoanalyse; bezetting en reserves in het crewplan.
| Risico | Signaal | Plan B | Beslist |
|---|---|---|---|
| Band valt uit (vooraf) | afzegging vóór 20/3 | Reserve 1 uit de longlist voor dat slot (2 reserves per slot). Valt band C weg en is er geen gelijkwaardige reserve: B schuift door en reserve A komt erbij. De avond gaat door: na de go annuleren we enkel bij overmacht. Line-upgarantie: valt de headliner weg of wordt meer dan één band vervangen, dan krijgt de koper op vraag zijn volledige ticketprijs terug (binnen 14 dagen na de aankondiging). Eén andere band vervangen geeft geen recht op terugbetaling. | Muziekpromotor → Productieleider; Juridisch + Support voor de kopers |
| Band valt uit (dag zelf) | band niet op load-in / niet speelklaar | Schema blijft staan; de DJ vult het slot. Info via stories en infopunt (Support-script). Eind C 23:30 en curfew schuiven niet. | Dagproductieleider + stagemanager |
| Vertraging | set start > 5' te laat | Eerst de changeovers inkorten tot 20', dan de DJ-set. Deuren hooguit 15' later. Einde band C 23:30 en curfew 01:30 nooit verschuiven. Live-curfew in de zaal om 23:00? Dan alles 30' vroeger (deuren 19:00) — beslist op de productiemeeting. | Stagemanager, meldt aan dagproductieleider |
| Technische panne | PA, licht, backline, stroom, scanners, terminal | PA/licht: huistechnicus, reserve van de club, stagemanager meldt de pauze aan de micro. Backline: reserve-onderdelen van de bands; breakables brengen ze zelf. Stroom weg: zaallicht en noodverlichting, Code Rood-procedure. Scanners: derde toestel, offline-modus, papieren lijst met bestelnummers. Terminal: Payconiq-QR; lukt geen van beide, dan geen deurverkoop (nooit cash). Portofoons: gsm. | Huistechnicus (techniek) · kassaleider (inkom) |
| Ziekte dagproductieleider | uitval vóór of op de dag | Vooraf: hoofd Events neemt over, of freelance productieleider (€ 300 uit onvoorzien). Op de dag: hoofd Events komt; tot dan leidt de stagemanager het podium en neemt de kassaleider kanaal 1. Nooit de hoofdfotograaf. | Hoofd Events |
| Te weinig vrijwilligers | < 11 bevestigd op ma 15/3 of no-show op de dag | Reserves (2) inzetten. Volgorde van bezetten: kassa (min. 2 scanners), infopunt (min. 1, met awareness), partnerhost (sponsorbelofte, blijft enkel partners en fotospot), artiestenzorg, merch, runner. Eerst sluit de merchtafel (print aan het infopunt), dan gaan de runnertaken naar de stagemanager. De telling kost geen persoon: scans per kwartier uit de scanner. Vrijwilligers doen nooit toegangscontrole of fouilleren. | Crewcoördinator · dagproductieleider op de dag |
| Overvol | teller (alles inbegrepen) bereikt attest − 10 (390 bij attest 400) · wachtrij of druk vóór het podium | Code Oranje: instroom stop, one in one out (ook rokerszone). Eén stopregel: online max 280; deurverkoop max 20 en enkel zolang de teller onder attest − 10 blijft. Gastenlijst wordt nooit uitgebreid. Re-entry stopt om 00:30. | Hoofd bewaking + dagproductieleider |
| Te weinig verkocht | < 140 op 15/2 · < 190 op 1/3 · < 250 op 6/3 · < 260 op 13/3 | Vóór 15/2: NO-GO (§03). Na de go annuleren we niet om commerciële redenen (enkel bij overmacht). Tot 1/3: reserve-advertenties enkel bij kost per ticket ≤ € 8. Noodrem bij < 190 op 1/3: onvoorzien bevroren, Meta-reserve en extra agent geschrapt, enkel organische campagne (bands, lokale partners). Zaal visueel kleiner (achterzone afgeschermd met licht). Deurverkoop max 20. Het voorzichtige scenario (−€ 1.279) blijft binnen het plafond. | CFO · Marketing · Productieleider |
| Weer (maart) | regen/storm · code oranje of rood KMI | Gespreide instroom en wachtrij zo veel mogelijk binnen of overdekt, vestiaire op volle kracht. Code rood: overmacht — zaal, bands, DJ en bewaking hebben een overmachtclausule zonder vergoeding; beslissing samen met de zaal en de CFO (kosten: zie scenario C in de risicoanalyse). | Dagproductieleider + zaalverantwoordelijke |
| Geluid boven de norm | alarm 98 (cat. 95: 94) op de meter | FOH-assistent → huistechnicus zakt meteen. Blijft het boven de max, dan spreekt de stagemanager de band aan tussen twee nummers. | Geluidstechnicus (Audio) · stagemanager |
08 · Na de avond · zo 21/3 → zo 20/6/2027
"Je zag ze hier eerst."
| Datum | D | Wat | Eigenaar | Klaar als |
|---|---|---|---|---|
| za 20/3 | D0 | 3 snelle foto's per band, binnen 15' na de set | Foto & Video | gedeeld met de bands |
| zo 21/3 18:00 | D+1 | Album online (40–60 foto's, "aangeboden door" de partner) · dankpost · story verloren voorwerpen · scan- en kassarapport · enquête van 5 vragen (enkel wie toestemming gaf) | Foto & Video · Marketing · Support · Data | album live om 18:00 |
| ma 22/3 12:00 | D+2 | Sponsorfoto's: 15 presenting / 8 per contentpartner / 3 per lokale partner / 3 ruilpartner | Foto & Video → Sponsoringspecialist | geleverd met gebruiksrecht |
| di 23/3 | D+3 | Contentpakket per band (15 foto's, portret, verticale clip) + reel | Foto & Video | verstuurd |
| za 27/3 | D+7 | Aftermovie 60–90 s (16:9 + 1:1) met eindkaarten — enkel eigen live-audio van de bands | Foto & Video | online |
| di 30/3 | D+10 | Speellijsten (3 setlists + DJ-export) naar Events/Juridisch → Unisono, uiterlijk 31/3 ⚖ | Audio → Juridisch | verstuurd aan Unisono |
| vr 2/4 | D+13 | Sponsorrapport per pakket: beloofd vs. geleverd, scans per kwartier, partnercode, albumweergaven, insights posts, aftermovie, nieuwsbrief | Data · Sponsoringspecialist | verstuurd |
| za 3/4 | D+14 | 1 livevideo per band · afrekening: zaal (saldo bar-deal), bewaking, EHBO, catering, backline, stagemanager, bands en DJ (factuur na de avond, 14 dagen), bandbonus (€ 3/ticket boven 220, max € 240) na ticketafrekening | Foto & Video · CFO | alles betaald, kasboek gesloten |
| di 6/4 | D+17 | Datarapport: één pagina, doelen tegenover resultaat | Data | gedeeld |
| do 15/4 | D+26 | Evaluatie met alle afdelingen en een afvaardiging crew: drie beslissingen voor #2, verdeling bandbonus publiek gemaakt, draaiboek bijgewerkt | Productieleider · Data | verslag + draaiboek #2 v0.1 |
| di 20/4 | D+31 | Geluidslog mag weg (1 maand bewaard) | Audio | — |
| zo 20/6 | D+92 | Kopersexports gewist | Data | bevestigd aan Juridisch |
09 · Materiaallijst en documentenmap
Afvinken, dan pas vertrekken
Productie en signalisatie
- Draaiboek 1.0, briefing-A4 ×20, plattegrond met zones en uitgangen
- Contactlijst intern, codewoordenkaart, incidentlog
- Portofoons 10 + oortjes, opgeladen (te lenen van de club; anders huur uit onvoorzien) · powerbanks
- Borden: inkom, huisregels, 16+, prijs deur, infopunt, vestiaire, rokerszone, toiletten, rustige plek, EHBO
- Privacy-A2 "we fotograferen en filmen" aan de inkom
- Gaffa (3 kleuren), kabelbinders, markers, schaar, verlengkabels
- Afrekenformulieren bar, kassa, merch, polsbandjes · verloren-voorwerpenlijst
- Kratten per post (gelabeld), vuilniszakken
Inkom en kassa
- Scanners 2 + 1 stand-by, laders · offline lijst met bestelnummers
- Betaalterminal + Payconiq-QR (deur, € 26)
- Polsbandjes per type: artiest, crew, gast, pers, all-access (4)
- Stempel re-entry · handteller · gastenlijst ×2
Infopunt
- Oordopjes 400 paar (ook aan de bar)
- No-photo-polsbandjes (amber)
- Speelschema, info laatste tram, nieuwsbrief-QR
- Flyers lokale partners
- Spiekbrief Support, "wie bel ik voor wat", awareness-bord
- Bak verloren voorwerpen, labels
Podium en FOH
- Stagelijst, setlists ×3 (podium, FOH, beeld), lichtparagraaf rider
- Gedeelde backline (lijst + ontvangstfoto's)
- Kaarten "5" en "1" voor de bands · water, handdoeken
- Klasse-2-geluidsmeter, kalibrator, statief, loglaptop
- Recorder board-feed, multitrack-laptop, 2 zaalmicro's, XLR
- USB-stick voor DJ-export en geluidslog
Beeld
- Kaarten en SSD's (3-2-1-back-up), laptop selectie
- LED-paneel portretten, gimbal, 2e lens, recorder
- Release-QR op gsm fotograaf 2
Sponsor en merch
- Fotospot "Eerste Rij": zoekerkader 2 × 2 m in forex/multiplex (± € 80 uit onvoorzien, of gemaakt door de ruilpartner) + sponsorvakken + bordje "je foto staat zondag om 18 u in het album"
- Riso-prints 1–50, stiften, telblad, hoes
- Terminal of Payconiq-QR merch
- Backstagepassen presenting (2)
Crew
- Crew-shirts (via ruilpartner) of crewbadges · drankbonnen (2 per persoon)
- Aanwezigheidslijst (verzekering) · catering bevestigd
Documentenmap (papier, bij de dagproductieleider)
- Zaalcontract met annuleringsclausule (15/2), overmachtclausule zonder vergoeding en bar-deal
- Kopie brandattest (capaciteit ≥ 400) en evacuatieplan zaal
- Bezettingstabel (max 387) en stopregel deurverkoop voor de kassaleider
- Offerte event-annuleringsverzekering en beslissing van Gunther
- Bewijs geluidscategorie (milieuvergunning/melding)
- Ontvangstbewijs evenementenloket + advies brandweer
- Unisono-licentie (auteursrecht + billijke vergoeding)
- Polis BA organisator + ongevallen vrijwilligers
- Bewakingscontract + erkenningsnummer firma
- Overeenkomst EHBO-post
- Bandcontracten A, B, C + DJ, met rider
- AKV-bewijzen of factuurgegevens per band
- Vrijwilligersinfonota + beeldlicenties (4)
- Sponsorcontracten + lijst van tegenprestaties
- Ticketvoorwaarden en huisregels
- Verwerkersovereenkomst ticketplatform
- Risicoanalyse en veiligheidsplan
- Beslissingsnota go/no-go 15/2
- Incidentlog en geluidslog (na de avond)
- Afrekeningen bar, kassa, merch, polsbandjes (na de avond)
- Lijst verloren voorwerpen, getekend door de zaal
- Contactlijst intern
Nog aan te leveren
- Brandattest, uitgangen en grondplan van de echte zaal (bij het zaalcontract, 27/11) — Productieleider.
- Beslissing over de offerte event-annuleringsverzekering (vóór 15/2) — Gunther.
- Bevestiging van de club: 10 portofoons te leen, vestiairepersoneel, uren van de portier — Productieleider.
- Aankomstuur presenting partner — Sponsoringspecialist.
- Supporturen van het ticketplatform (na de platformkeuze) — Web.
- Namen en gsm-nummers in de interne contactlijst (enkel op papier) — Dagproductieleider.
Zie ook: juridische checklist · artiesten en techniek · contentplan · klantenservice · meetplan · crewplan · risicoanalyse