MainStage Vision · Studio — voorstel

Onderdeel 10 · Events & Productie · Crew- en vrijwilligerscoördinator

Crewplan

Wie staat waar, van 12:00 tot 02:30, met pauze en reserve in elke shift. Eén aanspreekpunt, één briefing op één blad, en een bedanking die niet optioneel is: vrijwilligers kiezen ons elke keer opnieuw, en we willen ze terugzien op #2.

  • za 20/3/2027
  • deuren 19:30
  • 11 vrijwilligers
  • 2 reserve
  • beeldploeg 4
  • bewaking 2 + 1
  • max 5 u per shift

Alles is voorstel · niemand gecontacteerd · getallen uit cijfers.json · Gunther = fotograaf, geen productietaak

01 — Rollen en aantallen

Iedereen één duidelijke rol

De aantallen komen uit cijfers.json (blok crew) en de beslissingen van de Studiodirecteur. De 11 vrijwilligers staan op de vloer; de productieleider en de stagemanager komen daar bovenop. Een vrijwilliger die twee taken heeft, doet ze na elkaar, nooit tegelijk.

Rollen op za 20/3/2027 — aantallen exact uit cijfers.json
RolAantalStatusKern van de taak
Productieleider avond1Ervaren MSV-teamlid, niet Gunther; aangeduid tegen 15/12. Geen kandidaat tegen 15/1 → freelance (€ 300 uit onvoorzien)Eindverantwoordelijk, enig aanspreekpunt voor alle crew op de avond
Stagemanager1Betaald, € 150Podium, changeovers, timing sets, backline load-out
Vrijwilliger 1 — opbouw & runner (dag)1VrijwilligerSignalisatie, infopunt, merchtafel en fotospot opbouwen; boodschappen, water backstage
Vrijwilliger 2 — artiestenzorg (dag)1VrijwilligerOntvangst load-in 13:30, kleedkamers, gastenlijst per band verzamelen (A 2 · B 3 · C 4 · DJ 1), catering
Vrijwilliger 3 — backstage & artiestenzorg (avond)1VrijwilligerBackstage afgesloten houden, bands op tijd klaar, riso-prints laten signeren, backstagepassen
Vrijwilliger 4 — inkom/scan & kassaleider1VrijwilligerScanner 1, leidt de inkom, live teller (alles inbegrepen), scans per kwartier aan de productieleider (dat is de telling voor Data en het sponsorrapport), re-entrystempel tot 23:00
Vrijwilliger 5 — partnerhost: partners & fotospot1VrijwilligerEnkel partners en de fotospot "Eerste Rij", 19:00–23:30. Sponsors ontvangen (sponsortickets, backstagepassen presenting), koppelen aan fotograaf 2 voor activatiefoto's, releases, rij aan de fotospot ("je foto staat zondag om 18 u in het album"). Geen merch, geen telling, geen scan.
Vrijwilliger 6 — gastenlijst, polsbandjes & deurverkoop1VrijwilligerGastenlijst en sponsortickets, polsbandjes crew/gast/pers, deurverkoop: max 20 (kaart/Payconiq) en enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft
Vrijwilliger 7 — infopunt & awareness (blok 1)1VrijwilligerAwareness-aanspreekpunt, no-photo-polsbandjes (enkel aan het infopunt), oordopjes, FAQ-spiekbrief
Vrijwilliger 8 — infopunt (blok 1)1VrijwilligerTweede persoon infopunt 19:15–23:00, verloren voorwerpen, nieuwsbrief-QR
Vrijwilliger 9 — merch/riso-print & uitstroom1VrijwilligerMerchtafel 21:00–00:30: genummerde riso-print € 15 (kaart/Payconiq), signeren met de bands, telling prints en terminal; daarna vestiairerij en uitgang tot 02:00
Vrijwilliger 10 — infopunt & awareness (blok 2)1VrijwilligerInfopunt 23:00–01:45, awareness, verloren voorwerpen naar de zaal, afbouw
Vrijwilliger 11 — runner laat, uitstroom & afbouw1VrijwilligerBackstage na band C (overname van V3 om 23:30), load-out breakables, rokerszone en uitgang 01:30–02:00, opruim/afbouw
Reserve 1 (dag + avond)1Vrijwilliger, polyvalentOp afroep 12:00–17:00; aanwezig 18:15–23:15: scanner 2 in de piek (19:00–20:45), daarna pauzes aflossen (V6, V4, partnerhost V5)
Reserve 2 (laat)1Vrijwilliger, polyvalentOp afroep 17:00–21:30; aanwezig 21:30–02:30: tweede persoon infopunt na 23:00, uitstroom, afbouw
Beeldploeg4Vrijwilligers Foto & Video (Gunther = fotograaf 1)Fotograaf 1 en 2, videograaf, short-formmaker (ook live-socials) — eigen schema in contentplan
Bewaking — erkende agenten2Betaald, 2 × 7 uToegangscontrole, fouillering, ID 16+, conflicten
Portier van de club1Club, 3 uDeur in de instroompiek
Extra bewakingsagent (voorwaardelijk)+1€ 160, enkel als er op 6/3 minstens 250 tickets verkocht zijnZaal en uitgang 23:00–02:00
EHBO-post1 postErkende hulpdienst, € 250 (2 hulpverleners, aanname)Eerste hulp, beslist over doorverwijzing en 112
Huistechnicus1Club, in de zaalhuurPA, licht, geluidsmeting met Audio
Vestiaire en bar—Club (vestiaire is harde zaaleis)Levert de club geen vestiairepersoneel, zie nog aan te leveren: dan 2 extra vrijwilligers, nooit uit de reserve

Capaciteitscheck. De crew telt mee in één bezettingstabel (cijfers.json, ook in het draaiboek en de risicoanalyse): vrijwilligers + reserve 13, productieleider + stagemanager 2, beeldploeg 4, bewaking 2, EHBO 2 en clubpersoneel 5, naast 300 bezoekers, 17 artiesten, 10 gasten van bands en DJ, 22 sponsortickets, 6 pers en 4 begeleiders. Samen maximaal 387 binnen, tegenover een brandattest van minstens 400. Er telt niemand "apart". Stopregel: online max 280; aan de deur max 20, en enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijft.

02 — Shiftschema

Van 12:00 tot 02:30, nooit langer dan 5 uur

Drie ploegen: dag (opbouw, load-in, soundchecks), avond (instroom en de drie sets) en laat (DJ-set, uitstroom, afbouw). Elke ploeg heeft een eigen reserve. De twee piekmomenten krijgen extra mensen: deuren 19:30–20:30 (twee scanners, gastenlijst en deur, plus een derde scanner die de productieleider opent als het nodig is) en uitstroom 01:30–02:00 (vier vrijwilligers plus productieleider aan uitgang, rokerszone en infopunt). Pauzes liggen in de sets, niet in de changeovers.

  • werk
  • pauze (20–30 min)
  • eten
  • briefing
  • op afroep
  • beeldploeg
  • extern / club
  • voorwaardelijk
  • piekmoment

Rooster scrollt horizontaal op een smal scherm. Piekmomenten: 19:30–20:30 en 01:30–02:00.

Shifts per persoon

Aanwezig = van aankomst tot vertrek, briefing en eten inbegrepen · max 5 u per vrijwilliger
WieAanwezigBriefingEtenPauzePauze afgelost doorReserve van deze shift
V1 opbouw & runner12:00–17:0012:00 (10 min, productieleider)lunchpakket14:30–14:50geen nodig (opbouw)Reserve 1 op afroep
V2 artiestenzorg dag13:30–18:3017:3018:00, met de bands15:15–15:35stagemanagerReserve 1 op afroep
V3 backstage avond18:30–23:3018:4518:3021:30–21:50 (set B)stagemanagerReserve 1
V4 scan 1 & kassaleider18:15–23:0018:4518:1521:05–21:25Reserve 1Reserve 1
V5 partnerhost: partners & fotospot18:30–23:30 (post 19:00–23:30)18:4518:3021:35–21:55 (set B)Reserve 1 (fotospot blijft open)Reserve 1
V6 gastenlijst, polsbandjes, deurverkoop18:15–22:4518:4518:1520:45–21:05Reserve 1Reserve 1
V7 infopunt & awareness18:15–23:0018:4518:1521:00–21:20V8 blijft aan het infopuntReserve 1
V8 infopunt18:15–23:0018:4518:1521:25–21:45V7 blijft aan het infopuntReserve 1
Reserve 1op afroep 12:00–17:00 · 18:15–23:1518:4518:1522:35–22:55—stand-bylijst
V9 merch & uitstroom21:00–02:0021:00 (10 min, productieleider)koude zak00:30–00:50geen nodig (merch dicht om 00:30)Reserve 2
V10 infopunt & awareness21:30–02:3021:30koude zak00:45–01:05Reserve 2Reserve 2
V11 runner laat, afbouw21:30–02:3021:30koude zak23:00–23:20stagemanager (backstage)Reserve 2
Reserve 2op afroep 17:00–21:30 · 21:30–02:3021:30koude zak23:20–23:40V10 alleen aan infopunt (toegelaten)stand-bylijst
Productieleider (leiding, buiten de 5-uurregel)12:00–02:30 (sleutel 11:00 en eindafrekening tot 03:30 volgens het draaiboek)geeft alle briefings18:0015:00–15:30 · 00:00–00:30stagemanager neemt overstagemanager, daarna kassaleider
Stagemanager (betaald, buiten de 5-uurregel)13:00–02:3017:3018:0023:45–00:15productieleiderproductieleider

Piek 1 — deuren 19:30–20:30

  • Inkom: 2 scanners (V4, Reserve 1) + gastenlijst/deurverkoop (V6). De derde scanner staat klaar; de productieleider opent hem bij een rij van meer dan 25 m of 15 min wachten.
  • Partnerhost (V5) staat vanaf 19:00 aan de fotospot en scant niet mee.
  • Bewaking: 2 agenten + portier aan de deur; productieleider staat 19:15–20:30 aan de inkom.
  • Infopunt: 2 personen (V7, V8), open vanaf 19:15.
  • Doel: 300 mensen binnen in ±25 minuten bij ±12–14 per minuut (2 scanners); de derde scanner vangt de piek tussen 20:00 en 20:30.
  • Geen pauzes tussen 19:00 en 20:45.

Piek 2 — uitstroom 01:30–02:00

  • V9 aan de vestiaire­rij en uitgang, V11 en Reserve 2 aan uitgang en rokerszone (info laatste tram, nachtvervoer), V10 aan het infopunt (verloren voorwerpen).
  • Productieleider in de zaal, stagemanager op het podium, 2 agenten (+1 bij ≥ 250 tickets), EHBO tot 02:00.
  • Geen pauzes na 01:05. Laatste ronde aan de bar 01:15 is van de club.
  • Afbouw 02:00–02:30 (V10, V11, Reserve 2; V9 is om 02:00 klaar): signalisatie, fotospot, merchtafel, infopunt; de club doet de schoonmaak.
03 — Wie beslist wat

Eén aanspreekpunt: de productieleider

Vóór de avond is de crewcoördinator (Events) je aanspreekpunt. Op de avond is dat alleen de productieleider, op één gsm-nummer dat op je crewbadge staat. Wie een vraag krijgt, blijft eigenaar tot ze doorgegeven is.

Commandolijn: productieleider → stagemanager (podium), kassaleider V4 (inkom), hoofd bewaking (veiligheid). Gunther fotografeert; hij wordt enkel gebeld over bands of de gastenlijst van de bands.

Beslissingen op de avond
SituatieBeslistVrijwilliger doet
Show stilleggenProductieleider + zaalverantwoordelijke + hoofd bewaking, samenCode doorgeven, niets zelf aankondigen
OntruimingHulpdiensten, hoofd bewaking of productieleider, volgens het noodplan van de zaalCodewoord "Laatste rij": naar je toegewezen uitgang, mensen wegwijzen
Iemand weigeren of verwijderen, ID 16+, fouilleringBewakingNooit zelf; afstand houden, bewaking roepen
MedischEHBO-post (bij levensgevaar: meteen 112)Bij de persoon blijven, code "Witte balans", ruimte maken
Awareness-meldingAwareness-aanspreekpunt aan het infopunt (V7, na 23:00 V10), met productieleiderMeenemen naar het infopunt of de rustige plek
Ticket werkt niet, dubbel ticketKassaleider V4Opzij nemen, geen discussie in de rij
Gastenlijst van een band klopt nietProductieleider; Gunther enkel als de band het vraagtV6 noteert, laat wachten aan de kassa
Deurverkoop open of dichtKassaleider V4 volgens de stopregel: max 20, enkel zolang de teller (alles inbegrepen) onder attest − 10 blijftV6 verkoopt niet meer zodra V4 "deur dicht" zegt
Uitloop van een setStagemanager (changeovers korter, daarna DJ-set korter; einde band C en curfew schuiven nooit)Niets
Pers, sponsor met vraagProductieleiderDoorverwijzen, geen uitspraken
Shift ruilen, vroeger weg, ziekProductieleiderMelden vóór je je post verlaat
Foto laten verwijderenFotograaf 2 en Support (binnen 48 u)No-photo-polsbandje geven, rolmailbox noemen
Geluid te luid (klacht)Huistechnicus met Audio, via productieleiderOordopjes, rustige plek in de lobby

Enkel deze briefing printen Klik, en print dan (Ctrl/Cmd + P): enkel het A4 komt mee.

Crewbriefing — Eerste Rij

MainStage Live #1 · za 20/3/2027 · 1 A4

Je enige aanspreekpunt vanavond: de productieleider — gsm op je crewbadge. Bij twijfel: bellen, niet zoeken.

Tijden

17:30
Crewbriefing (herhaling 18:45 avond, 21:00 merch, 21:30 laat)
18:00
Catering artiesten en crew
19:30
Deuren, DJ warm-up · piek tot 20:30
20:15
Band A tot 21:00
21:25
Band B tot 22:10
22:40
Band C tot 23:30
23:30
DJ tot 01:30 · re-entry met stempel tot 00:30
01:15
Laatste ronde bar
01:30
Muziek uit, zaallicht aan · uitstroom
02:00
Zaal leeg · afbouw tot 02:30

Vijf regels

  1. Je bent gastheer, geen bewaker: geen toegangscontrole, fouillering of ID.
  2. Geen cash: deur en merch enkel kaart of Payconiq.
  3. Pauze is verplicht en staat in je shift. Drankbonnen na je shift.
  4. Verlaat je post nooit zonder vervanging; meld het eerst.
  5. Geen posts van backstage of artiesten zonder akkoord.

Noodprocedure

  1. Zie — blijf zelf veilig.
  2. Zeg — codewoord + zone aan productieleider of bewaking. Levensgevaar: eerst 112.
  3. Zorg — blijf bij de persoon, maak ruimte, wacht op EHBO of bewaking.

Ontruiming ("Laatste rij"): muziek uit, zaallicht aan, omroep via podium. Ga naar je uitgang volgens het noodplan, wijs mensen naar de dichtstbijzijnde uitgang (niet naar de vestiaire), niemand terug naar binnen. Verzamelplaats volgens het noodplan van de zaal; meld je daar bij de productieleider.

Codewoorden (gsm of porto)

Witte balans + zoneEHBO nodig
Tegenlicht + zoneBewaking nodig
Volle kaart + zoneTe druk, doorstroom stokt
Verloren lensVermiste persoon
Lens dichtShow stil (enkel leiding)
Laatste rijOntruiming (enkel leiding)

Zones: inkom · zaal · podium · bar · rokerszone · backstage · infopunt · vestiaire

Awareness

Aanspreekpunt: het infopunt (tussen inkom en vestiaire). Bezoekers die zich onveilig voelen, mogen naar elke crew of de bar stappen en zeggen: "Ik zoek de zoeker."

  • Luister, geloof, oordeel niet. Breng de persoon naar het infopunt of de rustige plek in de lobby.
  • Vraag wat ze nodig hebben: een vriend bellen, taxi, bewaking, EHBO.
  • Spreek een dader nooit zelf aan; roep "Tegenlicht".
  • Vertel het aan niemand anders dan de productieleider.

No-photo-polsbandje (amber)

Wie het draagt, fotograferen we niet gericht; bandjes die herkenbaar in beeld zijn, gaan eruit. Gratis aan het infopunt, zonder vragen. Foto laten verwijderen: via de rolmailbox, binnen 48 u. Crew en gasten dragen een ander bandje — nooit amber.

Oordopjes

Gratis aan het infopunt en de bar. Ook voor jou: draag ze in de zaal.

Wat doe je bij…

  • Ticket scant niet — opzij, kassaleider (V4). Geen discussie in de rij.
  • Iemand is erg dronken of onwel — "Witte balans", blijf bij de persoon, water.
  • Ruzie — afstand, "Tegenlicht". Niet tussenkomen.
  • Iemand lijkt jonger dan 16 — bewaking aan de deur; jij vraagt niets.
  • Rolstoel of begeleider — infopunt; begeleider gratis, aangepast toilet tonen.
  • Verloren voorwerp — infopunt: foto, label, in de bak. Na de curfew naar de zaal.
  • Pers of sponsor met vraag — productieleider.
  • Vraag over een band of gastenlijst — gastenlijst (V6), daarna productieleider.
  • Te luid — oordopjes, rustige plek in de lobby.
  • Iets kapot of brand — "Tegenlicht" of 112; blussen enkel als het veilig is.
  • Je voelt je zelf niet goed — zeg het; daar is de reserve voor.

Na de avond: groepsfoto op het podium om 02:15 · album zo 21/3 18 u · bedankt, je stond hier eerst.

05 — Werving en selectie

Vijftien mensen zoeken voor dertien plekken

We werven 15 kandidaten voor 11 vrijwilligers + 2 reserves: twee blijven op een stand-bylijst. Niemand krijgt een definitieve plek vóór de go/no-go van ma 15/2/2027.

Waar

  • Eigen lezers eerst: nieuwsbrief en Instagram van MainStage Vision ("Sta mee op de eerste rij, maar dan achter de schermen").
  • Het bestaande vrijwilligersteam van MainStage Vision en hun kring.
  • Een Vlaamse vrijwilligersvacaturebank en studentenkanalen van opleidingen event- en cultuurmanagement in Antwerpen (types, nog niemand gecontacteerd).
  • Het inschrijfformulier op de website met minimale gegevens (Web).

Wanneer

  • 15/12 productieleider aangeduid; 15/1 anders freelance.
  • 11/1 oproep, samen met de reveal van band B.
  • 4/2 tweede oproep bij de volledige line-up.
  • tot 14/2 kennismaking (15 min, bellen of video), voorlopig ja.
  • 16/2 na de go: bevestiging per mail; bij een no-go een bedankmail en voorrang voor #2.
  • 5/3 rollen en shifts verdeeld, crewplan definitief.

Wat vraag je (en niet meer)

  • Voornaam, e-mail en gsm; meerderjarig ja/nee (we vragen 18+ voor nachtwerk tot 02:30).
  • Voorkeur: dag, avond of laat — en welke rol je graag doet.
  • Ervaring met kassa/scan, horeca, backstage of publiek (geen vereiste).
  • Talen: Nederlands, Engels, Frans.
  • Beschikbaar op 17/3 (online briefing, 30 min) en 20/3.
  • Hoe raak je thuis na je shift (voor de carpoollijst).
  • Optioneel: dieetwens voor de maaltijd (gewist na de avond).

Bewaartermijn vrijwilligersgegevens: 12 maanden ⚖ (Juridisch).

Selectie

  • We zoeken gastvrijheid en rust in drukte, geen cv. Wie nog nooit vrijwilliger was, is welkom.
  • Inkom en infopunt: wie kalm blijft in een rij en durft "nee, maar…" te zeggen.
  • Reserves: de meest polyvalente kandidaten; zij krijgen de briefing van inkom én infopunt.
  • Late ploeg: enkel wie zelf thuisraakt na 02:30 of in de carpool zit.
  • Familie of vrienden van bandleden doen geen inkom of gastenlijst.
06 — Onboarding

Wat ze weten, tekenen en krijgen

Infonota vrijwilligerswet (verplicht)

Elke vrijwilliger krijgt vóór 6/3 de organisatienota en bevestigt ontvangst. Ze vermeldt ⚖:

  • de organisatie (vzw, opgericht op advies vóór 15/11/2026) en haar doel;
  • de verzekering: BA-polis organisator die de vrijwilligers dekt + polis lichamelijke ongevallen vrijwilligers (€ 300, getekend tegen 31/1 door de CFO);
  • geen vergoeding: geen geld en geen forfait (alleen de videograaf valt onder het forfait, binnen het budget Beeld);
  • discretie over backstage, artiesten en persoonsgegevens van bezoekers;
  • hoe je ons bereikt en wat je doet bij een ongeval.

Komt de vzw er niet: ook in een feitelijke vereniging blijft de infonota verplicht en dan zijn vrijwilligers niet immuun — de twee polissen zijn dan een harde voorwaarde.

Wat ze krijgen

  • Maaltijd: warm om 18:00 met de bands; dagploeg een lunchpakket, late ploeg een koude zak bij aankomst.
  • Drank: water en koffie gratis tijdens de shift (te vragen aan de club), 2 drankbonnen na de shift.
  • Crew-shirt enkel via de ruilpartner; lukt dat niet, dan een crewbadge en crewpolsbandje (uit diversen).
  • Gastenticket: niet voor #1. De bezettingstabel (max 387 binnen, attest ≥ 400) laat geen extra gasten toe, en elk ticket telt voor break-even (254). In de plaats: voorrang op #2 (zie waardering).
  • Foto's van de avond, een vermelding in de aftiteling (als ze dat willen), en een attest vrijwilligerswerk op vraag.

Voorbereiding

  • 5/3 mail met rol, uren, pauze, aanspreekpunt en het A4.
  • 12/3 productiemeeting met de zaal (productieleider; zones, uitgangen, noodplan).
  • 17/3 online briefing, 30 min: rondleiding op plan, codewoorden, awareness. Opgenomen voor wie niet kan.
  • 18/3 herinnering met adres, aankomstuur en carpoollijst.
  • 20/3 briefing 17:30 (dag + leiding), 18:45 (avond), 21:00 (merch, V9) en 21:30 (laat): telkens 10–15 min, hetzelfde A4.

Beeld van de crew

De beeldploeg fotografeert ook de crew. We vragen apart akkoord voor crewfoto's en de aftiteling; wie dat niet wil, draagt geen amber bandje (dat is voor publiek) maar staat op de "niet fotograferen"-lijst van Fotograaf 2.

07 — Waardering

Bedanken is geen extraatje

Concreet

  • Op de avond: persoonlijk welkom door de productieleider, eten aan dezelfde tafel als de bands, en om 02:15 één groepsfoto op het podium met een kort bedankt.
  • Zondag 21/3, 18 u: bedankmail met de link naar het album, vóór iemand anders het ziet.
  • 27/3: aftermovie met crew in de aftiteling (enkel met akkoord).
  • Eén riso-print "Eerste Rij" per vrijwilliger uit de onverkochte oplage (bij 25 verkocht blijven er 25 over). Raakt de oplage uitverkocht, dan een afdruk van hun crewfoto.
  • 15/4, evaluatie: crew uitgenodigd als bedankmoment; vijf vragen vooraf (wat werkte, wat niet, kom je terug, welke rol).
  • Uitnodiging #2: wie wil, krijgt eerst een plek — en een vrijkaart of crewplek naar keuze (beslissing Studiodirecteur, kost valt in de begroting van #2).

Binnen € 565 (catering & waardering)

Post "Catering en waardering crew/artiesten" — incl. btw
Wat€
31 warme maaltijden × € 12 (17 artiesten, productieleider, stagemanager, V2–V8, Reserve 1, beeldploeg 4)372
5 koude maaltijden × € 8 (V1 lunch; V9, V10, V11, Reserve 2)40
Drank: 38 bonnen (19 crew × 2) aan crewtarief ≤ € 2,60 (aanname, te vragen aan de club)100
Parking bands45
Bedankmoment, foto's, aftiteling, print uit restoplage, attest0
Buffer8
Totaal565

De CFO rekende 35 × € 12 + drank 100 + parking 45. Er eten 36 mensen; met koude maaltijden voor wie buiten de catering valt, past dat binnen de post. Crew-shirts kosten niets of komen er niet (ruilpartner).

08 — Als iemand afzegt

De reserve is er, en we weten wat eerst sluit

Vóór de avond

  • De reserve van die ploeg schuift in de rol; de eerste van de stand-bylijst wordt reserve.
  • Twee afzeggers in dezelfde ploeg: stand-bylijst, daarna een oproep in het MSV-team.
  • Productieleider valt weg: tot 15/1 aanduiden, daarna freelance (€ 300, onvoorzien). Nooit Gunther.
  • Na 5/3 altijd mail aan de vrijwilliger: rol, uren en briefing opnieuw.

Op de avond

  • Niet op tijd: na 15 min belt de productieleider; na 30 min neemt de reserve over.
  • Ziek of onwel tijdens de shift: EHBO, reserve neemt over, niemand rijdt zelf naar huis als dat niet veilig is.
  • Reserve al ingezet: afschaalvolgorde — eerst sluit de merchtafel (print aan het infopunt), dan neemt de stagemanager de runnertaken. De partnerhost blijft: dat is een sponsorbelofte. Valt Reserve 1 weg in de piek, dan neemt V8 scanner 2 tot 20:45 en staat V7 alleen aan het infopunt. De telling kost geen persoon: het zijn de scans per kwartier.
  • Nooit: minder dan 2 scanners tijdens 19:30–20:30, een infopunt zonder awareness-aanspreekpunt, of een vrijwilliger die langer dan 5 u blijft om een gat te vullen (hoogstens 30 min, met akkoord).
09 — Koppeling en planning

Eén schema, drie documenten

  • Draaiboek is leidend voor uren: dit crewplan zet de rollen en shifts erin (opbouw 12:00, briefings 17:30 / 18:45 / 21:30, posten bij deuren, uitstroom en afbouw). Verschuift een uur in het draaiboek, dan schuift het rooster mee via de productieleider.
  • Risicoanalyse levert de zones, de uitgangen per post, het noodplan van de zaal en de verzamelplaats; de codewoorden van het A4 worden daar gevalideerd met bewaking en EHBO. Elk risico met "crew" als maatregel heeft hier een post en een uur.
  • Verder: het infopunt volgt de spiekbrief van klantenservice, de beeldploeg het contentplan, de infonota en polissen de juridische checklist, en de € 565 het financieel plan.
Crewplanning, gekoppeld aan de planning in cijfers.json
DatumWatWie
15/12/2026Productieleider aangeduid (freelance als er tegen 15/1 niemand is)Studiodirecteur
11/1/2027Eerste oproep vrijwilligersCrewcoördinator, Marketing
31/1BA-polis + polis lichamelijke ongevallen vrijwilligersCFO
15/2GO/NO-GO — daarna pas bevestigenGunther op advies CFO
5/3Crewplan definitief, shifts verdeeldCrewcoördinator
6/3Infonota's ontvangen · beslissing extra bewakingsagent (≥ 250 tickets)Events
12/3Productiemeeting met de zaalProductieleider
17/3Online crewbriefingProductieleider, crewcoördinator
20/3MainStage Live #1Iedereen
21/3Bedankmail met album (18 u)Crewcoördinator
15/4Evaluatie en bedankmoment crewEvents, Data
10 — Nog aan te leveren

Nog aan te leveren

  1. Vestiaire: de club bevestigt in het zaalcontract (27/11) dat ze vestiairepersoneel levert (harde zaaleis). Is dat niet zo, dan zijn er 2 extra vrijwilligers nodig (19:15–23:00 en 23:00–02:15), niet uit de reserve. — Productieleider.
  2. Portier van de club: de club bevestigt de uren (voorstel 19:00–22:00 voor de instroompiek). — Productieleider.
  3. Portofoons (10): te lenen van de club (zaaleis); anders huur uit onvoorzien. — Productieleider.
  4. Crew-shirts: enkel via de ruilpartner; anders crewbadges. — Sponsoringspecialist.
  5. Beeldploeg: werkt langer dan 5 u (eigen schema in het contentplan). Foto & Video bevestigt een vaste pauze tijdens de DJ-set. — Foto & Video.
  6. Thuisraken na 02:30: carpoollijst rond tegen 18/3 (geen tram meer, geen taxibudget). — Crewcoördinator.