Eén avond, gezien door de zoeker
Wij stonden altijd op de eerste rij. Nu jij.
MainStage Vision fotografeert al jaren vanaf de eerste rij. Op zaterdag 20 maart 2027 zetten we onze lezers daar: drie Vlaamse bands die wij zagen groeien, één Antwerpse clubzaal en een DJ tot half twee.
Alles wat het publiek te zien krijgt, van affiche tot ticketpagina, kijkt door de zoeker van de fotograaf: een magenta kader rond amber tegenlicht, met de podiumlijn eronder. En omdat beeld onze sterkste troef is, staat het album de dag erna om 18 u online.
Wat we voorstellen, in twaalf nummers
De beslissingen van de studio, met de cijfers uit één bron. Alles hieronder is voorstel: niemand is gecontacteerd, geen zaal, band, DJ of sponsor is bevestigd.
-
Datum voorstel
Zaterdag 20 maart 2027
De laatste zaterdag vóór de paasvakantie (29/3–11/4): niemand is al weg, en we hebben ruim twintig weken aanloop. Paaszaterdag 27/3 valt af. Reservedatum: za 13/3/2027.
-
Zaal voorstel
Antwerpse clubzaal · bar-deal € 1.000
Een bestaande club met eigen bar: huur € 1.000 incl. btw met een bargarantie tot € 2.500, de bar blijft van de club. PA, licht, huistechnicus en één portier zitten erin. Harde eisen:
- brandattest voor minstens 400 personen;
- milieuvergunning voor versterkte muziek (95 of liefst 100 dB(A));
- rolstoeltoegankelijk en een vestiaire;
- kaart én cash aan de bar, geen jetons;
- kosteloos annuleerbaar tot 15/2/2027.
Contract op 27/11, de zaal wordt bekend bij de aankondiging op 30/11.
-
Capaciteit voorstel
300 betalend · max 387 binnen
300 betalende bezoekers plus 87 anderen (samen max 387) (artiesten, gastenlijst, sponsortickets, crew, beeldploeg, bewaking, EHBO, pers, begeleiders). Deurverkoop maximaal 20 en enkel zolang we onder het brandattest min 10 blijven. Minimumleeftijd 16, jonger enkel met een meerderjarige begeleider.
-
Tijdschema voorstel
Deuren 19:30 · zaal leeg 02:00
- 13:30load-in, soundchecks vanaf 14:30 (C, B, A)
- 17:30crewbriefing, om 18:00 catering
- 19:30deuren open, DJ warm-up op laag volume
- 20:15–21:00band A (opener)
- 21:25–22:10band B
- 22:40–23:30band C (headliner)
- 23:30–01:30DJ-set
- 02:00zaal leeg, afbouw
-
Tickets voorstel
€ 17 · € 23 · € 26 all-in
Ticket Prijs Aantal Wanneer Early bird € 17 100 vanaf do 10/12/2026 (eerst 48 u voor lezers), tot uitverkocht of t.e.m. zo 17/1 Regulier € 23 180 zodra de early birds op zijn, uiterlijk ma 18/1 Deur € 26 20 enkel wat overblijft, kaart of Payconiq Servicekost inbegrepen, max 6 per bestelling, geen kortingscodes. Bij afgelasting alles terug; valt de headliner weg of wordt meer dan één band vervangen, dan op vraag ook. Het ticketplatform is nog niet gekozen.
-
Sponsorpakketten voorstel
Doel € 3.500 · minimum € 3.000
Pakket Prijs excl. btw Aantal Kern Presenting partner € 1.500 1 “presented by”, zone A, album “aangeboden door”, 15 foto's, sectorexclusiviteit, 6 tickets Contentpartner € 750 2 “Aftermovie by…” of “Bandportretten by…”, zone B, 8 foto's, 3 tickets Lokale partner € 300 4 zone C, flyers aan het infopunt, 3 foto's, 2 tickets Ruilpartner in natura max 1 zone C, telt enkel als er een begrotingspost wegvalt Sponsors kopen content, aanwezigheid en een rapport, geen beloofde bereikcijfers. Geen alcoholmerken. Getekend vóór 15/2, betaald uiterlijk 5/3.
-
Begroting voorstel
€ 7.570 vaste kosten incl. btw
Scenario Tickets Sponsoring Resultaat Voorzichtig 210 € 2.500 −€ 1.279 Verwacht 260 € 3.000 +€ 113 Goed (uitverkocht) 300 € 3.500 +€ 1.442 Grootste posten: bands € 1.400, campagne € 1.200, zaal € 1.000, bewaking € 950. Daarbovenop variabel: Unisono (5 %) en een bandbonus van € 3 per ticket boven 220.
-
Break-even voorstel
254 tickets
Bij € 3.000 sponsoring. Halen we € 3.500 binnen, dan volstaan 225 tickets; blijft het bij € 2.500, dan hebben we er 282 nodig.
-
Eigen risico voorstel
Max € 1.550 uitstaand · plafond € 2.000
Tot 15/2/2027 staat er hooguit € 1.550 uit. Zeggen we op die dag af, dan kost dat € 1.690 (€ 1.390 als het zaalvoorschot terugkomt): binnen het plafond van € 2.000. Voorwaarde: zaal, bewaking en bands factureren na de avond. Noodrem: minder dan 190 tickets op 1/3, dan bevriezen we onvoorzien en schrappen we de Meta-reserve en de extra bewakingsagent.
-
Go/no-go voorstel
Ma 15/2/2027 · 140 tickets + € 2.500
GO als er minstens 140 tickets verkocht zijn en € 2.500 sponsoring getekend is (waarvan € 1.500 betaald). Tussenmetingen: 60 tickets op 31/12, 110 op 31/1. Data levert het cijfer om 12 u, Gunther beslist om 20 u op advies van de CFO. Bij no-go krijgen kopers automatisch hun geld terug en kiezen sponsors tussen terugbetaling of een contentpakket.
-
Campagnebudget voorstel
€ 1.200
Meta-advertenties € 650 (max € 150 vóór de go), drukwerk € 300, stickers € 100, verdeling € 50 en € 100 reserve, enkel na de go en als een ticket ons hooguit € 8 aan advertenties kost. Geen Meta-pixel, geen externe scripts: we meten met trackinglinks.
-
Crew voorstel
11 vrijwilligers + 2 reserve
Plus een beeldploeg van 4, een productieleider en een stagemanager, 2 erkende bewakingsagenten en de portier van de club (een derde agent als er op 6/3 minstens 250 tickets weg zijn), een EHBO-post en een infopunt. Gunther is hoofdfotograaf en heeft die avond geen productietaak.
Zestien opnames, één avond
Elk onderdeel van het pakket, met de afdeling die het trekt. Klik een beeld aan om het volledige voorstel te openen.
Merk & beeld
Rol 1 · 01–03- 01 ▸ DesignConcept & huisstijlEigenaar: Design
Het big idea, het woordmerk, kleur, letter en beeldtaal: de bron waar alles op teruggaat.
- 02 ▸ DesignAffichesEigenaar: Design
“Eerste Rij” en “Podiumvloer” in A2 en A3, de overplakker “Laatste tickets” en de A6-flyer, op drukmaat.
- 03 ▸ DesignSocialEigenaar: Design
Instagram-sjablonen voor feed en story, per campagnefase, met veilige zones en sponsorregels.
Geld & partners
Rol 2 · 04–06- 04 ▸ CFOFinancieel planEigenaar: Bedrijfsvoering
Begroting per post, drie scenario's, break-even, kasstroom per maand en de go/no-go in cijfers.
- 05 ▸ EventsSponsoringEigenaar: Events (sponsoring)
Het interne werkdocument: vier pakketten, combinaties naar € 3.000 en € 3.500, prospectie en salesritme.
- 06 ▸ EventsSponsordossierEigenaar: Events (sponsoring)
Het verzendklare partnerdossier op A4 dat we aan lokale bedrijven bezorgen.
Publiek
Rol 3 · 07–10- 07 ▸ MarketingCampagneEigenaar: Marketing
Strategie en weekkalender van aankondiging tot aftermovie, met elke post, de advertenties, mails en pers.
- 08 ▸ WebWebsiteEigenaar: Web & Online
De landingspagina voor mainstage.vision/live/ met de ticketflow, zoals de bezoeker ze ziet.
- 09 ▸ SupportKlantenserviceEigenaar: Klantenservice & Support
FAQ-bank, standaardantwoorden, terugbetaling en het infopunt op de avond.
- 10 ▸ DataMeetplanEigenaar: Data & Rapportering
KPI's, verkoopcurve en weekdashboard, meten zonder trackers, het sponsorrapport en de evaluatie.
Productie
Rol 4 · 11–15- 11 ▸ EventsDraaiboekEigenaar: Events (productieleider)
Retroplanning met vergunningen en go/no-go, de laatste week en de dag zelf minuut per minuut.
- 12 ▸ EventsCrewplanEigenaar: Events (crew & vrijwilligers)
Rollen, shifts, de briefing op één A4 en hoe we onze vrijwilligers bedanken.
- 13 ▸ EventsRisicoanalyseEigenaar: Events (publieksveiligheid)
Capaciteit, risicomatrix, evacuatie, incidentprotocol en plan B.
- 14 ▸ AudioArtiesten & techniekEigenaar: Audio & Podcast
Bandselectie, de aanbodsbrief, technische rider en stagelijst, geluidsbeleid en DJ-briefing.
- 15 ▸ Foto & VideoContent- en fotoplanEigenaar: Foto & Video
Portretsessies, shotlist, het album van zondag 18 u, de aftermovie en content voor bands en sponsors.
Kaders
Rol 5 · 16Wat Gunther nu moet beslissen of aanleveren
Zonder deze antwoorden blijft het plan op papier. De eerste drie hebben een harde datum.
- Vóór zo 1/11
Basiscijfers
Volgers, nieuwsbriefabonnees en websitebezoek van MainStage Vision. Dan zetten we de streefcijfers voor bereik op echte grond.
- Vóór zo 15/11
Rechtsvorm: vzw
Beslissen na advies van een boekhouder of advocaat. Tot dan tekent niemand iets, ook geen zaaloptie.
- Vóór zo 15/11
Btw-status en ticketplatform
De btw-status hangt aan de rechtsvorm. Het platform kiezen we uit het profiel met tien eisen, onder meer uitbetaling vóór de avond en een fee van hooguit € 1.
- Zo snel mogelijk
Sociale kanalen
Welke accounts van MainStage Vision de campagne dragen, en wie er mag posten en advertenties mag beheren.
- Vóór di 15/12
Productieleider op de avond
Een ervaren teamlid, niet jij: jij fotografeert. Lukt dat niet, dan een freelancer voor € 300 uit onvoorzien.
- Vóór zo 15/11
Budget voor een advocaat
Voor het advies over de rechtsvorm en het nazicht van de contractsjablonen. Die kost zit nog niet in de begroting van € 7.570.
- Vóór ma 15/2
Offerte annuleringsverzekering
Afzeggen na de go kan enkel bij overmacht. Een event-annuleringsverzekering dekt de rest; jij beslist of ze de prijs waard is.
- Voor het sponsordossier
2–3 portfolio-albums
Concertalbums waar je trots op bent: ze tonen sponsors wat “content van MainStage Vision” betekent.
- Na de bandcontracten
Anekdotes per band
Waar en wanneer zag je ze voor het eerst? Die verhalen dragen de reveals en de campagne.
De eerste zes weken
- zondag
Gunther levert de basiscijfers: volgers, nieuwsbrief, websitebezoek.
- vrijdag
Schriftelijke optie op een zaal.
- zondag
Rechtsvorm (vzw), btw-status en ticketplatform beslist.
- vrijdag
Zaalcontract getekend, kosteloos annuleerbaar tot 15/2.
- maandag
Aankondiging en wachtlijst, met de zaal maar nog zonder line-up.
- vrijdag
Bandcontracten getekend.
Daarna: verkoopstart en reveal van band A op do 10/12, de go/no-go op ma 15/2/2027 en de avond zelf op za 20/3. Het volledige tijdpad staat in het draaiboek.